Vytvorené · aktualizované
Číselný rad je predpis, podľa ktorého Lucanto očísluje doklad vo chvíli, keď ho vystavíš. Nie je to len kozmetika: poradové číslo je povinná náležitosť faktúry a rad, ktorý preskakuje alebo duplikuje čísla, budeš pri kontrole vysvetľovať. Tento návod prejde, z čoho sa číslo skladá, čo si vieš nastaviť a čo Lucanto zámerne nepustí.
Čo musí číslovanie spĺňať
Nech si formát zvolíš akýkoľvek, štyri veci platia vždy — a o všetky štyri sa Lucanto stará samo:
- Nepretržitosť. Čísla idú za sebou bez dier. Číslo sa preto prideľuje až pri vystavení, nie pri založení konceptu.
- Jedinečnosť. Dve faktúry nesmú mať rovnaké číslo. Duplicitu strážia databázové indexy, nie tvoja pozornosť.
- Oddelenie radov. Faktúry, dobropisy, zálohové faktúry aj výdavky majú vlastný rad, takže si čísla nekrížia.
- Reset obdobia. Na začiatku roka (alebo mesiaca) sa počítadlo vráti na jednotku — podľa toho, čo máš v maske.
Kde ich nájdeš
Číselné rady sú v Nastaveniach účtu → Číselné rady. Nemusíš ich zakladať — pri vzniku firmy dostaneš rovno celú sadu, po jednom rade na typ dokladu: faktúra, dobropis, zálohová faktúra, cenová ponuka, náklad (v stĺpci typu dokladu výdavok), dodací list, objednávky, interný doklad, príjmový pokladničný doklad a — na Slovensku a v Česku — daňový doklad k prijatej platbe.
Stĺpec Ďalšie číslo je najužitočnejší údaj na obrazovke — nie je to vzorec, ale konkrétne číslo, ktoré dostane najbližší doklad. Vedľa neho je Využitie: koľko čísel z rozsahu radu je už minutých a koľko ich ešte zostáva.
Názvy a predpony sa berú z krajiny tvojej firmy, nie z jazyka rozhrania. Slovenská firma dostane Faktúra s predponou FAK, česká Faktura tiež s FAK, rumunská Factură s predponou FACT — aj keď má človek aplikáciu prepnutú do angličtiny. Číslovanie je údaj o tvojich dokladoch, nie text rozhrania, takže sa prepnutím jazyka meniť nemá.
Nastavenie krok za krokom
- Otvor Nastavenia účtu → Číselné rady.
- Klikni na Nový číselný rad, alebo pri existujúcom rade na Upraviť.
- Vyber typ dokladu, ktorého sa rad týka — faktúra, výdavok, zálohová faktúra a tak ďalej.
- Poskladaj formát čísla: rok, prípadne mesiac, oddeľovač, predponu a predpokladaný počet dokladov za rok. Ukážka pod formulárom hneď ukazuje výsledok.
- Ak nadväzuješ na iný program, zadaj Prvé číslo číselného radu. Potom ulož.
Zvyšok návodu vysvetľuje, čo jednotlivé voľby v treťom a štvrtom kroku znamenajú.
Z čoho sa číslo skladá
Formát čísla sa zadáva ako maska — reťazec, v ktorom sú zastupujúce tokeny v zložených zátvorkách a všetko ostatné sa prepíše doslova. Predvolená maska faktúry vyzerá takto:
FAK{YY}-{T}-{CCCC} → FAK26-1-0001Formulár ťa cez to prevedie bez toho, aby si masku písal ručne: vyberáš, či má číslo obsahovať rok a v akom tvare, či aj mesiac, aký chceš oddeľovač a predponu, a koľko dokladov ročne približne očakávaš — z toho sa odvodí šírka počítadla. Nad tým celým beží živá ukážka, ktorá pod každý segment dopíše, čo znamená.
Tokeny, ktoré maska pozná:
| Token | Význam |
|---|---|
{YYYY} |
celý rok, napríklad 2026 |
{YY} |
dvojčíslie roku, napríklad 26 |
{MM} |
mesiac ako 01, 02, … |
{CCCC} |
počítadlo; počet písmen C určuje počet číslic, až do desiatich |
{T} |
typový kód dokladu — viac nižšie |
Okrem tokenov smú byť v maske písmená A–Z, číslice, pomlčka a podčiarknik. Medzery nie. Počítadlo je povinné — bez neho by maska nevedela očíslovať druhý doklad.
Ak ti prepínače nestačia, rozbalíš Maska číselného radu (pre pokročilých) a napíšeš si ju sám. Jedno obmedzenie stojí za pozornosť: celé číslo by nemalo presiahnuť desať číslic, inak sa nedá použiť ako variabilný symbol a automatické párovanie bankových platieb prestane fungovať. Lucanto ťa na to vo formulári upozorní — nezakáže to, lebo veľké e-shopy si párujú platby inak, napríklad cez ID objednávky.
Kedy sa počítadlo resetuje
Toto je miesto, kde sa Lucanto správa inak, než väčšina fakturačných programov: reset sa nikde nenastavuje, odvodí sa z masky.
- Maska obsahuje
{MM}→ počítadlo sa resetuje každý mesiac - Maska obsahuje len rok → resetuje sa každý rok
- Maska neobsahuje ani jedno → neresetuje sa nikdy a počítadlo beží ako celoživotné poradie
Dôvod je jednoduchý: reset a formát sa nemôžu rozísť. Keby sa nastavovali zvlášť, dá sa vyrobiť rad s ročným resetom a maskou bez roku — a ten by po Novom roku začal vyrábať čísla, ktoré už raz existovali. Odvodením z masky táto kombinácia nevznikne.
Preto aj údaj o kapacite vedľa radu vie, o akom období hovorí: pri mesačnej maske ukazuje „dokladov za mesiac“, pri ročnej „za rok“ a pri maske bez dátumu kapacitu celého radu.
Typový kód {T} a variabilné symboly
Token {T} sa pri vystavení nahradí číslicou podľa typu dokladu:
| Číslica | Typ dokladu |
|---|---|
| 1 | faktúra |
| 2 | dobropis |
| 3 | ťarchopis |
| 4 | zálohová faktúra |
| 5 | daňový doklad k prijatej platbe |
| 6 | oprava daňového dokladu k platbe |
Číslovanie zodpovedá štandardu ISDOC. Podstatné je, kde v maske token stojí: keď je medzi rokom a počítadlom, stane sa z neho prvá číslica variabilného symbolu. Tým sa variabilné symboly jednotlivých typov dokladov rozdelia do samostatných pásiem a nikdy si nesadnú na to isté číslo — faktúra FAK26-1-0042 a dobropis DOB26-2-0042 majú rôzny variabilný symbol, hoci majú rovnaké poradie.
Bez tohto rozdelenia by banka nevedela spoľahlivo povedať, ku ktorému dokladu prišla platba, a párovanie by sa mýlilo práve tam, kde to bolí najviac — pri opravných dokladoch.
Koľko dokladov sa do radu zmestí
Šírka počítadla určuje strop. {CCCC} znamená 9 999 dokladov za obdobie, {CCCCC} 99 999. Pri bežnom živnostníkovi je to otázka, ktorú netreba riešiť; pri e-shope alebo pri mesačnom rade to otázka je.
Lucanto kapacitu sleduje. Pri každom rade je ukazovateľ vyčerpania a keď sa rad priblíži k stropu, jeho riadok sa zvýrazní a v menu „⋯“ pribudne Naplánovať rozšírenie počítadla. Tá akcia pridá do masky jednu číslicu.
Dôležité je, čo sa pritom nestane: už vystavené čísla sa nemenia a rozšírenie sa neprejaví hneď. Naplánuje sa a maska sa roztiahne až vo chvíli, keď doterajšia kapacita naozaj dôjde — z 9 999 sa plynulo pokračuje na 10 000. Pre účtovníka aj pre kontrolu tak zmena vyzerá ako prirodzený dôsledok prekročenia rozsahu, nie ako zásah do číslovania spätne.
Rozšírenie počítadla je zároveň jediná zmena masky, ktorú Lucanto na živom rade povolí. Všetko ostatné sa po prvom vystavenom doklade zamkne — formát aj typ dokladu. Meniť sa dá názov radu a predvolené hodnoty položiek. Keď potrebuješ iný formát, založíš nový rad.
Nadviazanie na čísla z iného programu
Pri prechode z Excelu alebo z iného fakturačného programu nechceš začať od jednotky. Vo formulári je preto pole Prvé číslo číselného radu — nastavíš ho na číslo, ktorým chceš pokračovať, a Lucanto ide ďalej od neho.
Je to jediný krok migrácie, ktorý sa oplatí urobiť pozorne: prečíslovať už odoslané doklady spätne nejde. Podrobnejšie je celý prechod popísaný v článku o fakturácii v Exceli.
Predvolený rad a výber pri vystavovaní
Každý typ dokladu má jeden predvolený rad — ten sa použije automaticky, keď doklad vystavuješ. V zozname ho poznáš podľa odznaku Predvolený.
Keď máš pre jeden typ dokladu viac radov, pri vystavovaní si vieš vybrať iný. Výber ukazuje pri každom rade jeho vzor aj najbližšie číslo, takže nemusíš hádať, čo ktorý vyrobí.
Niektoré typy dokladov vlastný rad nemajú a požičiavajú si ho od príbuzného: dobropis siahne po rade faktúr, ak nemá svoj, a oprava daňového dokladu po dobropise. Jedna výnimka je urobená zámerne — príjmový pokladničný doklad si nikdy nepožičia rad faktúr. Keby to robil, odčerpával by čísla faktúram a v ich rade by vznikali diery.
Čo s dierou v číselnom rade
Číselný rad má byť súvislý a Lucanto sa o to stará samo: číslo sa prideľuje až pri vystavení, nie pri založení konceptu. Rozrobený doklad, ktorý nakoniec zahodíš, tak žiadne číslo nespotrebuje — koncept ho ešte nemá.
Keď doklad zrušíš až po vystavení, jeho číslo v rade ostane obsadené. Tak to má byť: stornovaný doklad je stále dohľadateľný a jeho číslo je súčasťou histórie. Rozdiel medzi stornom a dobropisom a to, kedy je ktorý namieste, rozoberá samostatný návod.
Z rovnakého dôvodu sa rad s naviazanými dokladmi nedá vymazať. Ak ho už nechceš používať, pozastavíš ho — zmizne z výberov aj zo zoznamov, ale doklady, ktoré z neho vzišli, ostanú nedotknuté.
Koľko radov máš v pláne
V plánoch Free a Starter máš jeden rad na každý typ dokladu. To pokryje bežné fakturovanie vrátane dobropisov a zálohových faktúr.
Samostatné rady navyše — na projekt, prevádzku, značku alebo podľa toho, ako si delíš prácu — sú funkciou plánov PRO a Business, kde ich počet obmedzený nie je. Podrobnosti sú v cenníku.