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Une série de numérotation est la règle que suit Lucanto pour numéroter un document au moment où vous l’émettez. Ce n’est pas un détail décoratif : un numéro séquentiel rend un document traçable, et une série qui saute ou répète des numéros, c’est le genre de chose qu’il faut ensuite expliquer lors d’un contrôle. Ce guide présente la composition d’un numéro, ce que vous pouvez configurer et ce que Lucanto ne vous laissera volontairement pas faire.
Ce qu’une numérotation doit garantir
Quel que soit le format choisi, quatre propriétés restent toujours vraies, et Lucanto s’occupe des quatre :
- Aucun trou. Les numéros se suivent sans interruption, c’est pourquoi un numéro est attribué à l’émission et non à la création d’un brouillon.
- Aucun doublon. Deux factures ne peuvent jamais porter le même numéro ; ce sont des index de base de données qui l’imposent, pas votre vigilance.
- Des séries séparées. Les factures, les avoirs, les factures proforma et les dépenses ont chacun leur propre série, si bien que leurs numéros ne se croisent pas.
- Remise à zéro par période. Au début de l’année — ou du mois — le compteur repart de un, selon ce que déclare votre masque.
Où les trouver
Les séries de numérotation se trouvent dans Paramètres du compte → Séries de numérotation. Vous n’avez pas à les créer : une nouvelle entreprise démarre avec l’ensemble complet, une série par type de document : facture, avoir, facture proforma, devis, dépense, bon de livraison, commandes, document interne et reçu de caisse.
La colonne la plus utile de l’écran est Numéro suivant : non pas une formule, mais le numéro exact que recevra le prochain document. À côté, Utilisation indique combien de numéros de la plage de la série sont déjà pris et combien il en reste.
Les noms et les préfixes dépendent du pays de votre entreprise, pas de la langue de l’interface. Une entreprise slovaque obtient Faktúra avec le préfixe FAK, une entreprise tchèque Faktura avec FAK également, une entreprise roumaine Factură avec FACT — même si la personne lit l’application en anglais. La numérotation est une donnée sur vos documents plutôt qu’un texte d’interface : changer de langue ne doit donc pas la modifier.
Créer une série, pas à pas
- Ouvrez Paramètres du compte → Séries de numérotation.
- Cliquez sur Nouvelle série de numérotation, ou sur Modifier pour une série existante.
- Choisissez le type de document couvert par la série : facture, dépense, facture proforma, etc.
- Composez le format de numéro : l’année, éventuellement le mois, un séparateur, un préfixe et le nombre approximatif de documents que vous attendez par an. L’aperçu sous le formulaire affiche le résultat au fur et à mesure.
- Si vous reprenez la numérotation d’un autre outil, renseignez Premier numéro de la série. Enregistrez ensuite.
Le reste de ce guide explique ce que signifient concrètement les choix des étapes trois et quatre.
De quoi se compose un numéro
Le format de numéro s’écrit sous forme de masque : une chaîne dans laquelle les marqueurs sont placés entre accolades et où tout le reste est copié tel quel. Les préfixes dépendent de votre pays, les lettres exactes varient donc ; pour une entreprise slovaque, le masque de facture par défaut ressemble à ceci :
FAK{YY}-{T}-{CCCC} → FAK26-1-0001Le formulaire vous guide sans que vous ayez à écrire le masque à la main : vous choisissez si le numéro porte l’année et sous quelle forme, s’il porte le mois, quel séparateur et quel préfixe vous voulez, et combien de documents par an vous attendez environ — cette dernière réponse détermine la largeur du compteur. Au-dessus de tout cela, un aperçu en direct indique à quoi correspond chaque segment.
Les marqueurs que comprend un masque :
| Marqueur | Signification |
|---|---|
{YYYY} |
l’année complète, par ex. 2026 |
{YY} |
l’année sur deux chiffres, par ex. 26 |
{MM} |
le mois sous la forme 01, 02, … |
{CCCC} |
le compteur ; le nombre de C fixe le nombre de chiffres, jusqu’à dix |
{T} |
le code de type de document — plus de détails ci-dessous |
Outre les marqueurs, un masque peut contenir les lettres A–Z, des chiffres, un trait d’union et un tiret bas. Pas d’espaces. Le compteur est obligatoire : sans lui, le masque ne pourrait pas numéroter un deuxième document.
Quand les groupes d’options ne suffisent pas, dépliez Masque de la série de numérotation (avancé) et écrivez le vôtre. Une limite mérite d’être connue : le numéro entier devrait rester dans dix chiffres, sinon il ne peut pas servir de symbole variable et le rapprochement bancaire automatique des paiements cesse de fonctionner. Le symbole variable est un identifiant numérique de paiement en usage en Slovaquie et en Tchéquie, que la banque reprend dans le virement. Lucanto vous avertit dans le formulaire plutôt que de l’interdire, car les grandes boutiques rapprochent leurs paiements autrement, par exemple avec l’identifiant de commande.
Quand le compteur repart à zéro
C’est là que Lucanto se distingue de la plupart des outils de facturation : il n’existe aucun réglage de remise à zéro, elle se déduit du masque.
- Le masque contient
{MM}→ le compteur repart de zéro chaque mois - Le masque ne contient qu’une année → il repart de zéro chaque année
- Le masque ne contient ni l’un ni l’autre → il ne repart jamais et le compteur suit une séquence continue
La raison est simple : la remise à zéro et le format ne doivent pas diverger. Configurées séparément, elles permettraient de construire une série avec une remise à zéro annuelle et un masque sans année — et après le Nouvel An, elle produirait des numéros déjà existants. En la déduisant du masque, cette combinaison devient impossible.
Cela signifie aussi que l’indicateur de capacité à côté d’une série sait de quelle période il parle : un masque mensuel affiche « documents par mois », un masque annuel « par an », et un masque sans date indique la capacité de toute la série.
Le code de type {T} et les symboles variables
À l’émission, le marqueur {T} se résout en un chiffre qui dépend du type de document :
| Chiffre | Type de document |
|---|---|
| 1 | facture |
| 2 | avoir |
| 3 | note de débit |
| 4 | facture proforma |
| 5 | facture d’acompte |
| 6 | correction de cette facture d’acompte |
La numérotation suit la norme ISDOC. Ce qui compte, c’est l’endroit où se trouve le marqueur : placé entre l’année et le compteur, il devient le premier chiffre du symbole variable. Les symboles variables de chaque type de document se répartissent ainsi en plages distinctes qui ne peuvent jamais tomber sur la même valeur — la facture FAK26-1-0042 et l’avoir DOB26-2-0042 ont des symboles variables différents bien qu’ils occupent la même position.
Sans cette séparation, une banque ne pourrait pas déterminer de façon fiable à quel document correspond un paiement, et le rapprochement échouerait précisément là où cela fait le plus mal : sur les documents rectificatifs.
Combien de documents tiennent dans une série
La largeur du compteur fixe le plafond. {CCCC} signifie 9 999 documents par période, {CCCCC} signifie 99 999. Pour une activité individuelle, la question ne se pose pas ; pour une boutique, ou pour une série mensuelle, elle se pose vraiment.
Lucanto garde un œil dessus. Chaque série possède un indicateur d’utilisation, et quand elle approche de son plafond, la ligne est mise en évidence et une action Planifier l’extension du compteur apparaît dans le menu « ⋯ ». Elle ajoute un chiffre au masque.
Ce qui ne se passe pas compte aussi : les numéros déjà émis restent tels quels, et l’extension ne prend pas effet immédiatement. Elle est planifiée, et le masque ne s’allonge qu’une fois la capacité actuelle réellement épuisée — 9 999 enchaîne directement sur 10 000. Pour un comptable ou un auditeur, le changement se lit alors comme la conséquence naturelle d’une plage devenue trop étroite, et non comme une numérotation réécrite après coup.
L’extension du compteur est aussi la seule modification de masque que Lucanto autorise sur une série en service. Tout le reste est verrouillé après le premier document émis : le format comme le type de document. Ce qui reste modifiable, c’est le nom de la série et les valeurs par défaut des lignes. Si vous avez besoin d’un autre format, vous créez une nouvelle série.
Reprendre la numérotation d’un autre outil
Quand vous quittez un tableur ou un autre outil de facturation, vous ne voulez pas repartir de un. C’est le rôle du champ Premier numéro de la série : indiquez le numéro à partir duquel vous voulez continuer et Lucanto poursuit à partir de là.
C’est l’étape de migration à soigner : il est impossible de renuméroter des documents que vous avez déjà envoyés. Toute la transition est décrite dans l’article sur la facturation sur Excel.
La série par défaut et le choix d’une série à l’émission
Chaque type de document possède une série par défaut, utilisée automatiquement quand vous émettez un document. Dans la liste, elle porte un badge Par défaut.
Quand un type de document compte plusieurs séries, vous pouvez en choisir une autre au moment de l’émission. Le sélecteur affiche le modèle de chaque série et son prochain numéro, vous n’avez donc pas à deviner ce que produira telle série.
Certains types de documents n’ont pas de série propre et empruntent celle d’un proche : un avoir se rabat sur la série des factures, et la correction d’une facture d’acompte sur celle des avoirs. Une exception est voulue : un reçu de caisse n’emprunte jamais la série des factures. Sinon, il consommerait des numéros de facture et laisserait des trous dans la séquence des factures.
Et si la séquence présente un trou
Une série de numérotation doit être continue, et Lucanto s’en charge lui-même : un numéro est attribué à l’émission, pas à la création d’un brouillon. Un document à moitié rédigé que vous finissez par abandonner ne consomme donc rien — un brouillon n’a pas encore de numéro.
Si vous annulez un document après son émission, son numéro reste pris. C’est normal : un document annulé reste traçable et son numéro fait partie de l’historique. Pour savoir quand annuler et quand émettre plutôt un avoir, consultez la page consacrée à l’avoir.
Pour la même raison, une série à laquelle des documents sont rattachés ne peut pas être supprimée. Si vous ne voulez plus l’utiliser, vous la suspendez : elle disparaît des listes et des sélecteurs, tandis que les documents qu’elle a produits restent intacts.
Combien de séries comprend votre formule
Free et Starter vous donnent une série par type de document, ce qui couvre la facturation courante, avoirs et factures proforma compris.
Les séries parallèles supplémentaires — par projet, par site, par marque ou selon la façon dont vous organisez votre travail — font partie des formules PRO et Business, où leur nombre n’est pas plafonné. Les détails figurent sur la page des tarifs.