Publicat · actualizat
Seria de numerotare este regula după care Lucanto dă număr unui document în clipa în care îl emiți. Nu e un detaliu cosmetic: numărul este ceea ce face documentul trasabil, iar o serie care sare peste numere sau le repetă este exact genul de lucru pe care ajungi să îl explici la un control. Ghidul acesta arată din ce se compune numărul, ce poți configura și ce nu îți permite Lucanto în mod intenționat.
Ce trebuie să respecte numerotarea
Orice format ai alege, patru lucruri rămân valabile — și de toate patru are grijă Lucanto:
- Fără goluri. Numerele se succed neîntrerupt, de aceea numărul se atribuie la emitere, nu la crearea ciornei.
- Fără duplicate. Două facturi nu pot avea același număr; îl păzesc indecșii din bază, nu atenția ta.
- Serii separate. Facturile, notele de credit, facturile anticipate și cheltuielile au fiecare seria lor, așa că numerele nu se încalecă.
- Resetare pe perioadă. La începutul anului — sau al lunii — contorul revine la unu, în funcție de ce declară masca.
Unde le găsești
Seriile de numerotare sunt în Setările contului → Serii de numerotare. Nu trebuie să le creezi — o firmă nouă pornește cu setul complet, câte o serie pentru fiecare tip de document: factură, notă de credit, factură anticipată, ofertă, cheltuială, aviz de însoțire, comenzi, document intern și chitanță.
Cea mai utilă coloană de pe ecran este Următorul număr — nu o formulă, ci numărul concret pe care îl va primi documentul următor. Lângă ea, Utilizare arată câte numere din intervalul seriei s-au dus și câte au mai rămas.
Numele și prefixele vin din țara firmei tale, nu din limba interfeței. O firmă din România primește Factură cu prefixul FACT, una slovacă Faktúra cu FAK, una cehă Faktura tot cu FAK — chiar dacă persoana citește aplicația în engleză. Numerotarea este o informație despre documentele tale, nu text de interfață, așa că schimbarea limbii nu are voie să o modifice.
Configurarea, pas cu pas
- Deschide Setările contului → Serii de numerotare.
- Apasă Serie de numerotare nouă, sau Editează la una existentă.
- Alege tipul de document pe care îl acoperă seria — factură, cheltuială, factură anticipată și așa mai departe.
- Compune formatul numeric: anul, eventual luna, separatorul, prefixul și câte documente pe an estimezi. Previzualizarea de sub formular arată rezultatul pe măsură ce alegi.
- Dacă vii din alt program, completează Primul număr din serie. Apoi salvează.
Restul ghidului explică ce înseamnă de fapt alegerile de la pașii trei și patru.
Din ce se compune numărul
Formatul numărului se scrie ca mască — un șir în care tokenurile stau între acolade, iar restul se copiază literal. Masca implicită a facturii arată așa:
FACT{YY}-{T}-{CCCC} → FACT26-1-0001Formularul te conduce prin ea fără să scrii masca de mână: alegi dacă numărul conține anul și sub ce formă, dacă are și luna, ce separator și ce prefix vrei și cam câte documente pe an estimezi — de acolo rezultă lățimea contorului. Peste tot acest lucru rulează o previzualizare în timp real, care notează sub fiecare segment ce înseamnă.
Tokenurile pe care le cunoaște masca:
| Token | Semnificație |
|---|---|
{YYYY} |
anul întreg, de exemplu 2026 |
{YY} |
anul din două cifre, de exemplu 26 |
{MM} |
luna sub forma 01, 02, … |
{CCCC} |
contorul; numărul de litere C dă numărul de cifre, până la zece |
{T} |
codul de tip al documentului — mai jos |
În afară de tokenuri, masca poate conține literele A–Z, cifre, cratimă și liniuță de subliniere. Spații nu. Contorul este obligatoriu — fără el masca nu ar putea numerota al doilea document.
Când opțiunile nu ajung, desfășori Mască serie de numerotare (avansat) și o scrii singur. O limită merită reținută: numărul întreg n-ar trebui să depășească zece cifre, altfel nu poate fi folosit ca simbol variabil, iar potrivirea automată a plăților bancare încetează să funcționeze. Lucanto te avertizează în formular, dar nu interzice — magazinele mari își potrivesc plățile altfel, de pildă după ID-ul comenzii.
Când se resetează contorul
Aici Lucanto se poartă altfel decât majoritatea programelor de facturare: resetarea nu se configurează nicăieri, se deduce din mască.
- Masca are
{MM}→ contorul se resetează în fiecare lună - Masca are doar anul → se resetează în fiecare an
- Masca nu are niciunul → nu se resetează niciodată, iar contorul merge ca o numerotare continuă
Motivul e simplu: resetarea și formatul nu au voie să se despartă. Configurate separat, s-ar putea construi o serie cu resetare anuală și o mască fără an — iar după Anul Nou ar începe să producă numere care existaseră deja. Dedusă din mască, combinația asta nu poate apărea.
Tot de aici știe și indicatorul de capacitate despre ce perioadă vorbește: la o mască lunară scrie „documente pe lună”, la una anuală „pe an”, iar la o mască fără dată arată capacitatea întregii serii.
Codul de tip {T} și simbolurile variabile
La emitere, tokenul {T} este înlocuit cu o cifră care depinde de tipul documentului:
| Cifră | Tip document |
|---|---|
| 1 | factură |
| 2 | notă de credit |
| 3 | notă de debit |
| 4 | factură anticipată |
| 5 | document fiscal pentru plata încasată |
| 6 | corecția acelui document fiscal |
Numerotarea respectă standardul ISDOC. Contează unde stă tokenul: așezat între an și contor, devine prima cifră a simbolului variabil. Astfel simbolurile fiecărui tip de document se împart în benzi separate și nu pot ajunge niciodată pe aceeași valoare — factura FACT26-1-0042 și nota de credit NC26-2-0042 au simboluri diferite, deși au aceeași poziție.
Fără această separare, banca n-ar putea spune sigur cărui document îi aparține o plată, iar potrivirea ar greși exact acolo unde doare cel mai tare: la documentele de corecție.
Câte documente încap într-o serie
Lățimea contorului stabilește plafonul. {CCCC} înseamnă 9.999 de documente pe perioadă, {CCCCC} înseamnă 99.999. Pentru un PFA este o întrebare care nu se pune; pentru un magazin sau pentru o serie lunară, se pune.
Lucanto urmărește capacitatea. Fiecare serie are un indicator de consum, iar când una se apropie de plafon rândul ei se evidențiază și în meniul „⋯” apare Programează extinderea contorului. Acțiunea adaugă o cifră la mască.
Important este ce nu se întâmplă: numerele deja emise rămân cum sunt, iar extinderea nu intră în vigoare imediat. Se programează, iar masca se lărgește abia în clipa în care capacitatea actuală chiar se epuizează — din 9.999 se continuă firesc la 10.000. Pentru contabil sau pentru un control, modificarea arată astfel ca o consecință naturală a depășirii intervalului, nu ca o numerotare rescrisă retroactiv.
Extinderea contorului este totodată singura modificare de mască pe care Lucanto o permite pe o serie activă. Tot restul se blochează după primul document emis — formatul și tipul documentului deopotrivă. Rămân editabile numele seriei și valorile implicite ale liniilor. Dacă ai nevoie de alt format, creezi o serie nouă.
Continuarea numerelor din alt program
La trecerea dintr-un tabel sau din alt program de facturare nu vrei să începi de la unu. Pentru asta există câmpul Primul număr din serie — îl pui pe numărul de la care vrei să continui, iar Lucanto merge mai departe de acolo.
Este singurul pas al migrării care merită făcut cu atenție: documentele deja trimise nu se pot renumerota retroactiv. Toată trecerea este descrisă în articolul despre facturarea în Excel.
Seria implicită și alegerea la emitere
Fiecare tip de document are o serie implicită — cea folosită automat când emiți documentul. În listă o recunoști după eticheta Implicit.
Când un tip de document are mai multe serii, poți alege alta chiar la emitere. Selectorul arată pentru fiecare serie modelul și următorul număr, așa că nu trebuie să ghicești ce va produce.
Unele tipuri de documente nu au serie proprie și o împrumută de la o rudă: nota de credit recurge la seria facturilor dacă nu are una a ei, iar corecția documentului fiscal la nota de credit. O excepție este intenționată — chitanța nu împrumută niciodată seria facturilor. Dacă ar face-o, ar consuma numere de factură și ar lăsa goluri în seria acestora.
Ce faci cu un gol în serie
Seria trebuie să fie continuă, iar Lucanto are grijă singur de asta: numărul se atribuie la emitere, nu la crearea ciornei. Un document început și abandonat nu consumă deci niciun număr — ciorna încă nu are unul.
Dacă anulezi documentul după emitere, numărul lui rămâne ocupat. Așa și trebuie: un document anulat rămâne trasabil, iar numărul lui face parte din istoric. Când anulezi și când emiți în schimb o notă de credit este explicat în ghidul dedicat.
Din același motiv, o serie cu documente atașate nu se poate șterge. Dacă nu mai vrei să o folosești, o suspenzi — dispare din selectoare și din liste, iar documentele emise din ea rămân neatinse.
Câte serii include planul tău
Planurile Free și Starter îți dau câte o serie pentru fiecare tip de document, ceea ce acoperă facturarea obișnuită, inclusiv notele de credit și facturile anticipate.
Seriile paralele suplimentare — pe proiect, pe punct de lucru, pe marcă sau după cum îți împarți munca — sunt o funcție a planurilor PRO și Business, unde numărul lor nu este limitat. Detaliile sunt la prețuri.