Опубліковано · оновлено
Знімки екрана показані мовою: English.
Нумераційний ряд — це правило, за яким Lucanto нумерує документ у мить, коли ви його виставляєте. Це не оздоба: послідовний номер робить документ відстежуваним, а ряд із пропусками чи повторами — саме те, що потім доводиться пояснювати під час перевірки. Цей посібник показує, з чого складається номер, що можна налаштувати і чого Lucanto навмисно не дозволить.
Що нумерація мусить робити правильно
Хоч який формат ви оберете, чотири речі справджуються завжди — і всі чотири Lucanto бере на себе:
- Без пропусків. Номери йдуть один за одним без розривів, і саме тому номер призначається під час виставлення, а не під час створення чернетки.
- Без повторів. Два рахунки ніколи не отримають однакового номера; це стережуть індекси в базі даних, а не ваша уважність.
- Окремі ряди. Рахунки, кредит-ноти, авансові рахунки та витрати мають власні ряди, тож їхні номери не перетинаються.
- Обнулення за період. На початку року — або місяця — лічильник повертається до одиниці, залежно від того, що оголошує ваша маска.
Де їх знайти
Нумераційні ряди живуть у розділі Налаштування облікового запису → Нумераційні ряди. Створювати їх не треба — нова компанія одразу отримує повний набір, по одному ряду на тип документа: рахунок, кредит-нота, авансовий рахунок, комерційна пропозиція, витрата, видаткова накладна, замовлення, внутрішній документ і касовий прибутковий документ.
Найкорисніша колонка на екрані — Наступний номер: не формула, а справжній номер, який отримає наступний документ. Поруч Використання показує, скільки номерів із діапазону ряду вже витрачено і скільки лишилося.
Назви та префікси походять від країни вашої компанії, а не від мови інтерфейсу. Словацька компанія отримує Faktúra з префіксом FAK, чеська — Faktura теж із FAK, румунська — Factură з FACT, навіть якщо людина читає застосунок англійською. Нумерація — це дані про ваші документи, а не текст інтерфейсу, тож перемикання мови не сміє її змінювати.
Налаштування крок за кроком
- Відкрийте Налаштування облікового запису → Нумераційні ряди.
- Натисніть Новий нумераційний ряд або Редагувати біля наявного.
- Оберіть тип документа, який ряд обслуговує, — рахунок, витрата, авансовий рахунок тощо.
- Складіть формат номера: рік, за потреби місяць, роздільник, префікс і приблизну кількість документів на рік. Попередній перегляд під формою одразу показує результат.
- Якщо продовжуєте нумерацію з іншої програми, заповніть Перший номер нумераційного ряду. Потім збережіть.
Далі посібник пояснює, що насправді означають вибори з третього і четвертого кроків.
З чого складається номер
Формат номера записується як маска — рядок, у якому токени-заповнювачі стоять у фігурних дужках, а решта символів переноситься дослівно. Префікси походять від країни, тож конкретні літери різняться; для словацької компанії типова маска рахунка виглядає так:
FAK{YY}-{T}-{CCCC} → FAK26-1-0001Форма проводить вас через це так, що маску писати руками не доводиться: ви обираєте, чи номер несе рік і в якому вигляді, чи несе місяць, який хочете роздільник і префікс та скільки приблизно документів очікуєте на рік — останнє вирішує ширину лічильника. Над усім цим іде живий попередній перегляд, який підписує кожен сегмент.
Токени, які маска розуміє:
| Токен | Значення |
|---|---|
{YYYY} |
повний рік, наприклад 2026 |
{YY} |
дві цифри року, наприклад 26 |
{MM} |
місяць як 01, 02, … |
{CCCC} |
лічильник; кількість літер C задає кількість цифр, до десяти |
{T} |
код типу документа — про нього нижче |
Окрім токенів, маска може містити літери A–Z, цифри, дефіс і нижнє підкреслення. Пробілів — ні. Лічильник обов’язковий: без нього маска не змогла б пронумерувати другий документ.
Коли наборів варіантів у формі замало, розгорніть Маска нумераційного ряду (розширено) і напишіть свою. Одне обмеження варто знати: увесь номер має вкладатися в десять цифр, інакше він не може слугувати призначенням платежу й автоматичне зіставлення банківських платежів перестає працювати. Lucanto попереджає про це у формі, а не забороняє, бо великі магазини зіставляють платежі інакше — наприклад, за номером замовлення.
Коли лічильник обнуляється
Саме тут Lucanto відрізняється від більшості програм для виставлення рахунків: окремого налаштування обнулення немає — воно виводиться з маски.
- Маска містить
{MM}→ лічильник обнуляється щомісяця - Маска містить лише рік → обнуляється щороку
- Маска не містить ні того, ні того → не обнуляється ніколи, і лічильник іде як наскрізна послідовність
Причина проста: обнулення і формат не сміють розійтися. Якби їх налаштовували окремо, можна було б зібрати ряд із річним обнуленням і маскою без року — і після Нового року він почав би видавати номери, які вже існували. Виведення з маски робить таку комбінацію неможливою.
Це також означає, що показник місткості біля ряду знає, про який період ідеться: місячна маска читається як «документів на місяць», річна — «на рік», а маска без дати показує місткість усього ряду.
Код типу {T} і призначення платежу
Під час виставлення токен {T} розкривається в цифру, що залежить від типу документа:
| Цифра | Тип документа |
|---|---|
| 1 | рахунок-фактура |
| 2 | кредит-нота |
| 3 | дебет-нота |
| 4 | рахунок-проформа / авансовий рахунок |
| 5 | податковий документ до отриманого платежу |
| 6 | виправлення цього податкового документа |
Нумерація дотримується стандарту ISDOC. Важливо, де саме стоїть токен: поставлений між роком і лічильником, він стає першою цифрою призначення платежу. Це розводить призначення платежу кожного типу документа в окремі діапазони, тож вони ніколи не збіжаться: рахунок FAK26-1-0042 і кредит-нота DOB26-2-0042 мають різні призначення платежу, хоч і стоять на однаковій позиції.
Без такого розведення банк не міг би надійно сказати, до якого документа належить платіж, і зіставлення ламалося б саме там, де це найболючіше, — на виправних документах.
Скільки документів вміщає ряд
Стелю задає ширина лічильника. {CCCC} означає 9 999 документів на період, {CCCCC} — 99 999. Для підприємця, який працює сам, це запитання без ваги; для магазину або для місячного ряду — цілком реальне.
Lucanto за цим стежить. Кожен ряд має показник використання, а коли ряд наближається до стелі, його рядок підсвічується і в меню «⋯» з’являється дія Запланувати розширення лічильника. Вона додає до маски одну цифру.
Важливо, чого при цьому не стається: уже виставлені номери лишаються такими, як є, а розширення не набирає чинності одразу. Воно заплановане, і маска розтягується лише тоді, коли нинішню місткість справді вичерпано — 9 999 переходить прямо в 10 000. Для бухгалтера чи аудитора зміна тоді читається як природний наслідок того, що ви переросли діапазон, а не як переписана заднім числом нумерація.
Розширення лічильника — це ще й єдина зміна маски, яку Lucanto дозволяє на живому ряді. Усе інше замикається після першого виставленого документа: і формат, і тип документа. Редагувати далі можна назву ряду та типові значення позицій. Якщо потрібен інший формат, ви створюєте новий ряд.
Продовження нумерації з іншої програми
Переходячи з таблиці чи з іншої програми для виставлення рахунків, ви не хочете починати з одиниці. Саме для цього є поле Перший номер нумераційного ряду — поставте його на номер, з якого хочете продовжити, і Lucanto піде далі від нього.
Це той крок міграції, який варто зробити уважно: перенумерувати вже надіслані документи неможливо.
Типовий ряд і вибір ряду під час виставлення
Кожен тип документа має один типовий ряд, який використовується автоматично, коли ви виставляєте документ. У переліку він має позначку Типовий.
Коли для типу документа є кілька рядів, під час виставлення можна обрати інший. Поле вибору показує для кожного ряду його шаблон і наступний номер, тож вам не доводиться вгадувати, що саме видасть той чи той ряд.
Деякі типи документів власного ряду не мають і позичають його в родича: кредит-нота відступає до ряду рахунків, а виправлення податкового документа — до ряду кредит-нот. Один виняток зроблено навмисно: касовий прибутковий документ ніколи не позичає ряд рахунків. Інакше він витрачав би номери рахунків і залишав у їхній послідовності пропуски.
А що з пропуском у послідовності
Нумераційний ряд має бути суцільним, і Lucanto дбає про це сам: номер призначається під час виставлення, а не під час створення чернетки. Недороблений документ, який ви зрештою викинете, не витрачає нічого — чернетка ще не має номера.
Якщо ж документ скасувати після виставлення, його номер лишається зайнятим. І це правильно: скасований документ однаково відстежуваний, а його номер — частина історії. Коли скасовувати, а коли натомість виставити кредит-ноту, пояснює окремий посібник.
З тієї самої причини ряд, до якого прив’язані документи, видалити не можна. Якщо ви більше не хочете ним користуватися, ряд призупиняють — він зникає зі списків і полів вибору, а документи, які з нього вийшли, лишаються недоторканими.
Скільки рядів входить у ваш тариф
Free і Starter дають по одному ряду на тип документа, і це покриває звичайне виставлення рахунків разом із кредит-нотами та авансовими рахунками.
Додаткові паралельні ряди — на проєкт, на точку продажу, на бренд чи як завгодно ви ділите роботу — належать до тарифів PRO і Business, і там кількість не обмежена. Подробиці — у тарифах.