Vytvorené
Koncom mesiaca sa ti niekde nazbiera kôpka: pokrčené bločky z peňaženky, faktúra za hosting v maile, účtenka z obeda s klientom odfotená mobilom. Skôr či neskôr ich niekto musí prepísať do evidencie — s dodávateľom, sumou, DPH a dátumom.
Lucanto na to má dve cesty. Nelíšia sa výsledkom; líšia sa tým, kto prepisuje. Buď ty, alebo AI.
Tej druhej sa hovorí vyťažovanie dokladov: doklad odfotíš alebo nahráš ako PDF a systém z neho sám prečíta dodávateľa, IČO, sumy, sadzby DPH, dátumy aj jednotlivé položky a založí z nich výdavok. Ručné prepisovanie tým odpadá. Tento návod prejde obe cesty a povie aj to, čo väčšina podobných článkov obchádza: kedy sa tá drahšia neoplatí.
Dve cesty, jeden prepínač
Obe začínajú na obrazovke Výdavky, len iným tlačidlom.
Vytvoriť výdavok otvorí prázdny formulár, ktorý vyplníš sám. Je zadarmo na každom pláne a tým sa o ňom dá povedať skoro všetko.
Nahrať výdavky otvorí panel, do ktorého doklady pretiahneš alebo vyberieš. A práve tu je vec, ktorú je dobré si všimnúť skôr než čokoľvek iné: v pravom dolnom rohu panela sedí prepínač Automaticky extrahovať.
Keď ho necháš vypnutý, doklad sa len priloží k novému výdavku. Ten dostane stav Manuálne, polia vyplníš sám a z limitu sa neodčíta nič. Je to tá istá ručná cesta, len máš originál rovno pripnutý pri zázname — čo sa hodí o rok pri kontrole.
Keď je zapnutý, súbor odchádza na spracovanie a Lucanto sa z neho pokúsi prečítať dodávateľa, sumy, sadzby DPH, dátumy aj jednotlivé položky.
Čo vlastne znamená „štruktúrovaný výdavok“
Nejde o prepis textu. Z dokladu vzniká záznam, ktorý má rozdelené polia, a práve preto sa s ním dá ďalej pracovať — filtrovať, párovať s platbou z banky, exportovať účtovníčke.
Konkrétne sa vyťahuje dodávateľ (obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH, adresa, krajina — a ak ho ešte nemáš v kontaktoch, založí sa), údaje dokladu (číslo, dátumy vystavenia, dodania a splatnosti, variabilný symbol, mena), sumy rozdelené na základ dane a DPH po sadzbách, jednotlivé položky aj s mernou jednotkou a cenou za kus, a bankový účet dodávateľa, ak je na doklade uvedený.
Tá posledná vrstva je dôvod, prečo sa vyťažovanie oplatí aj tam, kde by ručný prepis trval minútu. Bloček z veľkonákupu má pätnásť položiek a človek pri prepisovaní poslednej z nich už dávno nedáva pozor.
Cesta 1 — ručne, zadarmo
Vytvoriť výdavok, vyplniť, uložiť. Nič viac za tým naozaj nie je.
Dáva zmysel častejšie, než by si čakal. Ak máš pár dokladov mesačne, prepíšeš ich rýchlejšie, než by si stihol riešiť limity. Pri opakovaných platbách s rovnakou sumou — nájom, paušál za softvér — je najrýchlejšie naklonovať minulý záznam a prepísať dátum. Na pláne Free je to jediná cesta, lebo AI extrakcia tam nie je zahrnutá vôbec. A občas je doklad jednoducho taký, že nad ním rozmýšľa aj človek.
Ak si chceš originál napriek tomu nechať pri zázname, nahraj ho s vypnutým prepínačom. Dostaneš to isté ako pri ručnom zadaní, len s prílohou navyše. Na Free to ale nejde — prikladanie súborov k výdavkom patrí k plateným plánom, takže tam ostáva čistý formulár.
Cesta 2 — AI extrakcia
Nahráš doklad so zapnutým prepínačom a tým tvoja práca na chvíľu končí.
Spracovanie beží na pozadí, takže môžeš pokojne zavrieť panel a robiť niečo iné. V zozname výdavkov riadok medzitým ukazuje Extrahuje sa…, odznak stavu prejde cez Čaká sa a Spracováva sa a keď je hotovo, prepíše sa na Dokončené sám od seba — stránku obnovovať nemusíš.
Počítaj skôr s minútami než so sekundami. Je to trochu proti očakávaniu, ktoré v človeku vyvolá slovo „automaticky“, ale spracovanie dokladu je skutočná práca a chvíľu trvá. Na detaile výdavku nájdeš presný čas spustenia aj dokončenia a počet pokusov, takže sa vieš pozrieť, čo sa dialo.
Keď je doklad vyťažený, otvor ho a prejdi si ho. Originál sa zobrazuje hneď vedľa formulára, takže polia porovnávaš s dokladom bez prepínania okien. V hlavičke sumáru ostáva poznačené, že doklad importovala Lucanto AI — o mesiac už totiž nebudeš vedieť, ktoré čísla si ťukal ty a ktoré prišli automaticky.
A ešte jedna vec, ktorá stojí za zmienku: keď si AI nie je istá, povie to. Ak sa súčet položiek nezhoduje s celkovou sumou prepočítanou z dokladu, nad sumárom sa objaví upozornenie a pýta si tvoju kontrolu. Nie je to chyba, ktorú by sme nestihli doladiť. Doklad je účtovný záznam a potvrdiť ho má človek.
Na paneli vpravo máš Nahradiť, keď chceš vymeniť súbor, Extrahovať znova, keď chceš spustiť spracovanie odznova, a Stiahnuť.
Niektoré doklady sa prečítajú zadarmo
Nie každý doklad potrebuje AI a Lucanto to skúša v poradí od najlacnejšieho.
Najprv sa pozrie, či faktúra neobsahuje ISDOC — strojovú vrstvu, ktorú niektoré systémy vkladajú priamo do PDF. Ak áno, prečíta sa lokálne a presne, lebo tu nie je čo hádať. A čo je podstatnejšie: ISDOC sa neúčtuje do limitu ani vtedy, keď prepínač necháš zapnutý.
Ak ISDOC nie je, skúsi sa platobný QR kód. Ten dá sumu, variabilný symbol aj účet dodávateľa bez toho, aby sa vôbec čítal obrázok.
A až keď zlyhá oboje, ide doklad na spracovanie umelou inteligenciou.
Ak ti teda dodávateľ vie posielať faktúry s ISDOC, oplatí sa ho oň požiadať. Máš presnejšie dáta a neminieš kredit.
Čo to stojí
| Plán | AI extrakcie / mesiac | Ručné výdavky |
|---|---|---|
| Free | 0 | bez obmedzení |
| Starter | 5 | bez obmedzení |
| PRO | 10 | bez obmedzení |
| Business | 50 | bez obmedzení |
Na pláne PRO a Business vieš extrahovať aj nad limit; doúčtuje sa 0,20 € za stranu na PRO a 0,18 € na Business. Na Free a Starter sa limit jednoducho obnoví na začiatku ďalšieho obdobia.
Keď limit vyčerpáš, panel nahrávania sa zamkne a napíše Nahrávanie súborov nie je dostupné. Znie to horšie, než to je — ručná cesta funguje ďalej a nič sa nestratí.
Kedy sa AI neoplatí
Toto je časť, ktorú v článkoch konkurencie nenájdeš, a pritom je to najužitočnejšie, čo ti vieme povedať.
Ak máš päť dokladov mesačne, prepíšeš ich rýchlejšie, než sa rozhodneš, ktorý plán chceš. Pri opakovaných platbách s rovnakou sumou je naklonovaný záznam presný na cent a hotový za pár sekúnd. Keď ti dodávateľ posiela ISDOC, je AI len zbytočný medzikrok. A pri dokladoch, ktoré lúšti aj človek — vyblednutá termopáska z pokladne je klasika — strávíš nad opravovaním rovnaký čas, len si predtým minul kredit.
Naopak sa oplatí presne tam, kde ručný prepis bolí najviac: veľa dokladov, rôzne formáty, veľa položiek. Účtovné obdobie, keď ti príde tridsať faktúr od tridsiatich dodávateľov, je presne ten prípad.
Hromadné nahrávanie
Na plánoch s hromadným nahrávaním vieš vybrať viac súborov naraz. Z každého vznikne samostatný výdavok a spracúvajú sa súbežne, takže dvadsať bločkov netrvá dvadsaťkrát dlhšie než jeden. Každý z nich sa však do limitu počíta zvlášť — na to pozor, keď ideš vysypať do panela celý mesiac.