Опубліковано · оновлено
Знімки екрана показані мовою: English.
Наприкінці місяця десь завжди назбирується купка: зім’яті чеки в гаманці, рахунок за хостинг, похований у пошті, рахунок за обід, який ви сфотографували телефоном і забули. Рано чи пізно хтось має перетворити їх на записи з постачальником, сумою, ПДВ і датою.
Lucanto дає для цього два шляхи. Результат однаковий; різниця в тому, хто друкує — ви чи AI. Цей посібник описує обидва, а також те, що більшість статей на цю тему оминає: коли платний варіант не вартий того.
Два шляхи, один перемикач
Обидва починаються на екрані Витрати, але з різних кнопок.
Кнопка «Створити витрату» відкриває порожню форму, яку ви заповнюєте. Вона безкоштовна на кожному тарифі, і це майже все, що про неї треба сказати.
Кнопка «Завантажити витрати» відкриває панель, у яку ви перетягуєте документи. І ось що варто помітити найперше: унизу праворуч у цій панелі є перемикач «Розпізнавати автоматично».
Лишіть його вимкненим — і документ просто прикріпиться до нової витрати. Витрата отримає стан «Вручну», поля заповните ви, і з ліміту не спишеться нічого. Це той самий ручний шлях, що й раніше, тільки тепер оригінал приколотий до запису — і ви оціните це через рік, коли хтось про нього запитає.
Увімкніть його — і файл вирушить на обробку, а Lucanto спробує прочитати постачальника, суми, ставки ПДВ, дати та окремі позиції.
Що насправді означає «структурована витрата»
Це не переписування тексту. На виході — запис з окремими полями, і саме це робить його корисним далі: його можна фільтрувати, зіставити з банківським платежем, віддати бухгалтеру як чистий експорт.
Зокрема, розпізнавання дістає постачальника (торгова назва, реєстраційний номер і номер платника ПДВ, адреса, країна — і створює контакт, якщо його ще немає), дані документа (номер, дати виставлення, постачання та оплати, призначення платежу, валюта), суми, розділені на базу й ПДВ за ставками, окремі позиції з кількістю, одиницею та ціною за одиницю, а також банківський рахунок постачальника, якщо документ його несе.
Саме цей останній шар і виправдовує розпізнавання навіть там, де набрати руками — справа хвилини. У чеку із супермаркету п’ятнадцять рядків, і доки людина дійде до останнього, вона вже перестане бути уважною.
Шлях 1 — вручну, безкоштовно
«Створити витрату», заповнити, зберегти. Більше тут справді нічого немає.
Він має сенс частіше, ніж здається. Якщо у вас кілька документів на місяць, ви внесете їх швидше, ніж додумаєте, який тариф вам потрібен. Для повторюваних платежів на фіксовану суму — оренда, підписка на програму — продублювати запис минулого місяця й змінити дату найшвидше. На тарифі Free це єдиний шлях, бо розпізнавання AI туди не входить узагалі. А іноді документ просто настільки поганий, що й людині доводиться зупинитися й подумати.
Якщо ви все ж хочете, щоб оригінал лежав поруч із записом, завантажте його з вимкненим перемикачем. Ви отримаєте все те саме, що й від ручного внесення, плюс вкладення. Але не на Free: прикріплення файлів до витрат належить платним тарифам, тож там лишається сама форма.
Шлях 2 — розпізнавання AI
Завантажте документ з увімкненим перемикачем — і ваша частина роботи на цьому поки що закінчується.
Обробка виконується у фоні, тож панель можна закрити й зайнятися чимось іншим. Рядок у переліку тим часом читається як «Розпізнається…», позначка стану проходить через «В черзі» та «Обробляється», а коли надходить результат, переписує себе на «Завершено» без жодного оновлення сторінки.
Розраховуйте радше на хвилини, ніж на секунди. Це розходиться з тим, що обіцяє слово «автоматично», але прочитати документ — справжня робота, і вона займає час. На сторінці витрати видно, коли завдання почалося й завершилося і скільки спроб знадобилося, тож ви завжди бачите, що відбулося.
Коли документ повернувся, відкрийте його й перечитайте. Оригінал показано просто поруч із формою, тож поля можна звіряти з документом, не перемикаючи вікон. У заголовку підсумку лишається примітка, що документ імпортувала Lucanto AI, — бо за місяць ви вже не згадаєте, які числа набирали ви, а які прийшли самі.
Ще одне варто знати: коли розпізнавання не впевнене, воно про це каже. Якщо позиції не складаються в суму, пораховану з документа, над підсумком з’являється попередження з проханням перевірити. Це не недороблений край. Витрата — це бухгалтерський запис, і підтверджувати його має людина.
Панель праворуч дає дію «Замінити» для підміни файлу, «Розпізнати ще раз» для повного перезапуску завдання та «Завантажити».
Деякі документи читаються безкоштовно
Не кожному документу потрібен AI, і Lucanto перебирає варіанти від найдешевшого.
Найперше вона шукає ISDOC — машиночитний шар, який деякі системи вбудовують просто в PDF. Якщо він там є, рахунок читається локально й точно, бо вгадувати вже нічого. Головне: ISDOC не списується з вашого ліміту, навіть із увімкненим перемикачем.
Якщо ISDOC немає, Lucanto пробує платіжний QR-код, який віддає суму, призначення платежу й рахунок постачальника, взагалі не читаючи зображення.
І лише коли обидва варіанти порожні, документ вирушає на обробку AI.
Тож якщо постачальник може надсилати вам рахунки з ISDOC, його варто про це попросити. Кращі дані — і жодного витраченого розпізнавання.
Скільки це коштує
| Тариф | Розпізнавань AI на місяць | Витрати вручну |
|---|---|---|
| Free | 0 | без обмежень |
| Starter | 5 | без обмежень |
| PRO | 10 | без обмежень |
| Business | 50 | без обмежень |
На PRO і Business можна розпізнавати понад ліміт: 0,20 EUR за сторінку на PRO і 0,18 EUR на Business. На Free і Starter ліміт просто відновлюється на початку наступного періоду.
Коли він вичерпаний, панель завантаження блокується й повідомляє про це. Звучить гірше, ніж є: ручний шлях працює далі й нічого не втрачено.
Коли AI не вартий того
Це та частина, якої ви не знайдете в статті конкурента, і водночас найкорисніше, що ми можемо вам сказати.
За п’яти документів на місяць ви внесете їх раніше, ніж вирішите, який тариф вам потрібен. Для повторюваних платежів на фіксовану суму продубльований запис точний до цента й займає секунди. Коли постачальник надсилає ISDOC, AI — зайвий гак. А для документів, над якими й людина мружиться (класика — вицвілий чек із термопаперу), ви витратите той самий час на виправлення результату, тільки тепер ще й спалите одне розпізнавання.
Своє місце воно виправдовує саме там, де набирати руками найболючіше: багато документів, різні формати, по кілька позицій у кожному. Місяць, коли надходить тридцять рахунків від тридцяти постачальників, — це той випадок, заради якого його й зробили.
Пакетне завантаження
На тарифах, які включають пакетне завантаження, можна вибрати кілька файлів одразу. Кожен стає окремою витратою, і обробляються вони паралельно, тож двадцять чеків не тривають у двадцять разів довше за один. Але кожен із них списується з ліміту окремо — це варто пам’ятати, перш ніж висипати в панель цілий місяць.