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Les captures d’écran sont en English.
En fin de mois, il y a toujours une pile quelque part : des tickets froissés au fond du portefeuille, une facture d’hébergement enfouie dans la boîte mail, une addition de déjeuner photographiée puis oubliée. Tôt ou tard, quelqu’un doit les transformer en écritures, avec un fournisseur, un total, la TVA et une date.
Lucanto vous propose deux façons de le faire. Le résultat est le même ; seul change celui qui tape : vous, ou l’IA. Ce guide présente les deux, et aborde aussi ce que la plupart des articles sur le sujet passent sous silence : quand l’option payante ne vaut pas le coup. Les captures montrent l’interface en anglais.
Deux voies, un seul interrupteur
Les deux commencent sur l’écran Dépenses, depuis des boutons différents.
Créer une dépense ouvre un formulaire vide à remplir. C’est gratuit dans toutes les formules, et c’est à peu près tout ce qu’il y a à en dire.
Importer des dépenses ouvre un panneau dans lequel vous glissez vos documents. Et voici ce qu’il faut remarquer avant tout : en bas à droite de ce panneau se trouve un interrupteur intitulé Extraire automatiquement.
Laissez-le désactivé et le document est simplement joint à une nouvelle dépense. La dépense reçoit le statut Manuelle, vous remplissez les champs vous-même et rien n’est prélevé sur votre quota. C’est la même voie manuelle qu’avant, sauf que l’original est désormais rattaché à l’enregistrement — ce dont vous vous féliciterez un an plus tard, quand quelqu’un vous le demandera.
Activez-le et le fichier part au traitement : Lucanto essaie de lire le fournisseur, les montants, les taux de TVA, les dates et les lignes une à une.
Ce que signifie vraiment « dépense structurée »
Il ne s’agit pas d’une transcription de texte. Ce qui en sort, c’est un enregistrement composé de champs distincts, et c’est ce qui le rend utile par la suite : vous pouvez le filtrer, le rapprocher d’un paiement bancaire, le transmettre à votre comptable dans un export propre.
Concrètement, l’extraction récupère le fournisseur (raison commerciale, numéros d’entreprise et de TVA, adresse, pays — et crée le contact si vous n’en avez pas encore), les informations du document (numéro, dates d’émission, de livraison et d’échéance, référence de paiement, devise), les montants ventilés en net et TVA par taux, les lignes avec quantité, unité et prix unitaire, ainsi que le compte bancaire du fournisseur lorsque le document en porte un.
Cette dernière couche explique pourquoi la saisie automatique est rentable même là où taper prendrait une minute. Un ticket de supermarché compte quinze lignes, et le temps qu’un humain arrive à la dernière, il a cessé de faire attention.
Voie 1 — à la main, gratuite
Créer une dépense, vous remplissez, vous enregistrez. Il n’y a vraiment rien de plus.
Cela se justifie plus souvent qu’on ne le croit. Si vous traitez une poignée de documents par mois, vous les aurez saisis avant d’avoir fini de réfléchir aux quotas. Pour les paiements récurrents d’un montant fixe — loyer, abonnement logiciel —, dupliquer l’enregistrement du mois précédent et changer la date est ce qu’il y a de plus rapide. Avec la formule Free, c’est la seule voie, l’extraction par IA n’y étant pas incluse du tout. Et il arrive qu’un document soit assez mauvais pour qu’un humain doive de toute façon s’arrêter et réfléchir.
Si vous voulez tout de même classer l’original à côté de l’enregistrement, importez-le avec l’interrupteur désactivé. Vous obtenez tout ce qu’offre la saisie manuelle, plus la pièce jointe. Pas avec Free, cependant : joindre des fichiers aux dépenses est réservé aux formules payantes ; avec Free, il n’y a donc que le formulaire.
Voie 2 — l’extraction par IA
Importez le document avec l’interrupteur activé, et votre part est faite pour le moment.
Le traitement s’exécute en arrière-plan, vous pouvez donc fermer le panneau et passer à autre chose. La ligne de la liste indique entre-temps Extraction en cours…, le badge de statut passe par En attente puis Traitement en cours, et quand le résultat arrive, il se met à jour en Terminée sans que vous ayez à actualiser quoi que ce soit.
Comptez des minutes plutôt que des secondes. Cela contredit ce que suggère le mot « automatiquement », mais lire un document est un vrai travail et cela prend un moment. Le détail de la dépense consigne précisément l’heure de début et de fin de la tâche et le nombre de tentatives, de sorte que vous pouvez toujours voir ce qui s’est passé.
Une fois le document revenu, ouvrez-le et relisez-le. L’original s’affiche juste à côté du formulaire, vous pouvez donc comparer les champs au document sans changer de fenêtre. L’en-tête du récapitulatif conserve la mention que le document a été importé par l’IA de Lucanto — parce que dans un mois, vous ne vous souviendrez plus quels chiffres vous avez saisis et lesquels sont arrivés tout seuls.
Autre point à connaître : quand l’extraction a un doute, elle le dit. Si les lignes ne s’additionnent pas au total calculé à partir du document, un avertissement apparaît au-dessus du récapitulatif et vous demande de vérifier. Ce n’est pas une aspérité que nous n’aurions pas eu le temps de limer. Une dépense est une écriture comptable, et c’est une personne qui doit la valider.
Le panneau de droite propose Remplacer pour changer le fichier, Extraire à nouveau pour relancer la tâche depuis le début, et Télécharger.
Certains documents sont lus gratuitement
Tous les documents n’ont pas besoin de l’IA, et Lucanto passe en revue les options en commençant par la moins chère.
Il cherche d’abord un ISDOC — une couche lisible par machine que certains systèmes intègrent directement dans le PDF. S’il est là, la facture est lue localement et à l’identique, car il n’y a plus rien à deviner. Mieux encore : un ISDOC n’entame pas votre quota, même avec l’interrupteur laissé activé.
À défaut, il essaie un code QR de paiement, qui livre le montant, la référence de paiement et le compte du fournisseur sans lire l’image du tout.
Ce n’est que lorsque les deux échouent que le document part au traitement par IA.
Si un fournisseur peut donc vous envoyer des factures avec un ISDOC joint, mieux vaut le lui demander. De meilleures données, et aucune extraction consommée.
Ce que cela coûte
| Formule | Extractions par IA / mois | Dépenses manuelles |
|---|---|---|
| Free | 0 | illimitées |
| Starter | 5 | illimitées |
| PRO | 10 | illimitées |
| Business | 50 | illimitées |
Avec PRO et Business, vous pouvez extraire au-delà du quota ; c’est facturé 0,20 € par page avec PRO et 0,18 € avec Business. Avec Free et Starter, le quota se renouvelle simplement au début de la période suivante.
Une fois épuisé, le panneau d’import se verrouille et le dit. Cela paraît pire que ce n’est : la voie manuelle reste ouverte et rien n’est perdu.
Quand l’IA ne vaut pas le coup
C’est la partie que vous ne trouverez pas dans l’article d’un concurrent, et c’est la chose la plus utile que nous puissions vous dire.
Avec cinq documents par mois, vous les aurez saisis avant d’avoir choisi votre formule. Pour des paiements récurrents d’un montant fixe, un enregistrement dupliqué est exact au centime et prend quelques secondes. Quand un fournisseur envoie un ISDOC, l’IA est un détour inutile. Et pour les documents qu’un humain doit de toute façon scruter — le ticket thermique effacé en est le cas classique —, vous passerez autant de temps à corriger le résultat, avec en plus une extraction dépensée.
L’IA gagne sa place exactement là où la saisie fait le plus mal : beaucoup de documents, des formats variés, plusieurs lignes chacun. Le mois où trente factures arrivent de trente fournisseurs, c’est le cas pour lequel elle a été conçue.
Import en lot
Avec les formules qui incluent l’import en lot, vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers à la fois. Chacun devient une dépense distincte et ils sont traités en parallèle, si bien que vingt tickets ne prennent pas vingt fois plus de temps qu’un seul. Chacun compte néanmoins séparément dans le quota — à garder en tête avant de verser tout un mois dans le panneau.