Vytvořeno
Ke konci měsíce se ti někde nashromáždí hromádka: zmuchlané účtenky v peněžence, faktura za hosting zapadlá v mailu, útrata z oběda s klientem vyfocená mobilem. Dřív nebo později je někdo musí převést do evidence — s dodavatelem, částkou, DPH a datem.
Lucanto na to nabízí dvě cesty. Výsledkem se neliší; liší se tím, kdo přepisuje — ty, nebo AI.
Té druhé se říká vytěžování dokladů: doklad vyfotíš nebo nahraješ jako PDF a systém z něj sám přečte dodavatele, IČO, částky, sazby DPH, data i jednotlivé položky a založí z nich výdaj. Ruční přepisování tím odpadá. Tenhle návod projde obě cesty a dostane se i k tomu, co většina podobných článků obchází: kdy se ta placená nevyplatí.
Dvě cesty, jeden přepínač
Obě začínají na obrazovce Výdaje, jen jiným tlačítkem.
Vytvořit výdaj otevře prázdný formulář, který vyplníš sám. Je zdarma na každém tarifu a tím je o něm řečeno skoro všechno.
Nahrát výdaje otevře panel, do kterého doklady přetáhneš nebo vybereš. A tady je věc, které je dobré si všimnout dřív než čehokoli jiného: v pravém dolním rohu panelu sedí přepínač Automaticky extrahovat.
Když ho necháš vypnutý, doklad se jen připojí k novému výdaji. Ten dostane stav Manuální, pole vyplníš sám a z limitu se neodečte nic. Je to táž ruční cesta, jen máš originál rovnou přišpendlený u záznamu — což oceníš za rok, až se někdo zeptá.
Když je zapnutý, soubor odchází na zpracování a Lucanto se z něj pokusí přečíst dodavatele, částky, sazby DPH, data i jednotlivé položky.
Co vlastně znamená „strukturovaný výdaj“
Nejde o přepis textu. Z dokladu vzniká záznam s rozdělenými poli, a právě proto se s ním dá dál pracovat — filtrovat ho, spárovat s platbou z banky, vyexportovat účetní.
Konkrétně se vytáhne dodavatel (obchodní firma, IČO, DIČ, adresa, země — a pokud ho ještě nemáš v kontaktech, založí se), údaje dokladu (číslo, data vystavení, uskutečnění plnění a splatnosti, variabilní symbol, měna), částky rozdělené na základ daně a DPH po sazbách, jednotlivé položky s měrnou jednotkou a cenou za kus, a bankovní účet dodavatele, je-li na dokladu uveden.
Ta poslední vrstva je důvod, proč se vytěžování vyplatí i tam, kde by ruční přepis trval minutu. Účtenka z velkého nákupu má patnáct položek a člověk u té poslední už dávno nedává pozor.
Cesta 1 — ručně, zdarma
Vytvořit výdaj, vyplnit, uložit. Nic víc za tím opravdu není.
Dává smysl častěji, než bys čekal. Když máš pár dokladů měsíčně, přepíšeš je dřív, než bys stihl řešit limity. U opakovaných plateb se stejnou částkou — nájem, paušál za software — je nejrychlejší naklonovat minulý záznam a přepsat datum. Na tarifu Free je to jediná cesta, protože AI extrakce tam není zahrnutá vůbec. A občas je doklad prostě takový, že nad ním přemýšlí i člověk.
Pokud si chceš originál přesto nechat u záznamu, nahraj ho s vypnutým přepínačem. Dostaneš totéž co při ručním zadání, jen s přílohou navíc. Na Free to ale nejde — přikládání souborů k výdajům patří k placeným tarifům, takže tam zbývá čistý formulář.
Cesta 2 — AI extrakce
Nahraješ doklad se zapnutým přepínačem a tím tvoje práce na chvíli končí.
Zpracování běží na pozadí, takže můžeš klidně zavřít panel a dělat něco jiného. V seznamu výdajů řádek mezitím ukazuje Extrahuje se…, odznak stavu projde přes Čeká se a Zpracovává se a jakmile je hotovo, přepíše se na Dokončeno sám od sebe — stránku obnovovat nemusíš.
Počítej spíš s minutami než se sekundami. Trochu to jde proti očekávání, které v člověku vyvolá slovo „automaticky“, ale zpracování dokladu je skutečná práce a chvíli trvá. Na detailu výdaje najdeš přesný čas spuštění i dokončení a počet pokusů, takže se můžeš podívat, co se dělo.
Když je doklad vytěžený, otevři ho a projdi si ho. Originál se zobrazuje hned vedle formuláře, takže pole porovnáváš s dokladem bez přepínání oken. V hlavičce souhrnu zůstává poznamenáno, že doklad importovala Lucanto AI — za měsíc už totiž nebudeš vědět, která čísla jsi ťukal ty a která přišla automaticky.
A ještě jedna věc, která stojí za zmínku: když si AI není jistá, řekne to. Pokud se součet položek neshoduje s celkovou částkou přepočítanou z dokladu, nad souhrnem se objeví upozornění a žádá tvoji kontrolu. Není to nedodělek. Doklad je účetní záznam a potvrdit ho má člověk.
Na panelu vpravo máš Nahradit, když chceš vyměnit soubor, Extrahovat znovu, když chceš spustit zpracování od začátku, a Stáhnout.
Některé doklady se přečtou zdarma
Ne každý doklad potřebuje AI a Lucanto to zkouší v pořadí od nejlevnějšího.
Nejdřív se podívá, jestli faktura neobsahuje ISDOC — strojovou vrstvu, kterou některé systémy vkládají přímo do PDF. Pokud ano, přečte se lokálně a přesně, protože tu není co hádat. A co je podstatnější: ISDOC se nepočítá do limitu ani tehdy, když přepínač necháš zapnutý.
Když ISDOC není, zkusí se platební QR kód. Ten dá částku, variabilní symbol i účet dodavatele, aniž by se vůbec četl obrázek.
A teprve když selže obojí, jde doklad na zpracování umělou inteligencí.
V Česku je ISDOC běžný a většina účetních systémů ho umí vystavit, takže se vyplatí dodavatele o něj požádat. Máš přesnější data a neutratíš kredit.
Co to stojí
| Tarif | AI extrakce / měsíc | Ruční výdaje |
|---|---|---|
| Free | 0 | bez omezení |
| Starter | 5 | bez omezení |
| PRO | 10 | bez omezení |
| Business | 50 | bez omezení |
Na tarifu PRO a Business lze extrahovat i nad limit; doúčtuje se 0,20 € za stranu na PRO a 0,18 € na Business. Na Free a Starter se limit prostě obnoví na začátku dalšího období.
Jakmile limit vyčerpáš, panel nahrávání se zamkne a napíše to. Zní to hůř, než to je — ruční cesta funguje dál a nic se neztratí.
Kdy se AI nevyplatí
Tohle je část, kterou v článcích konkurence nenajdeš, a přitom je to to nejužitečnější, co ti můžeme říct.
Když máš pět dokladů měsíčně, přepíšeš je dřív, než se rozhodneš, který tarif chceš. U opakovaných plateb se stejnou částkou je naklonovaný záznam přesný na korunu a hotový za pár sekund. Když ti dodavatel posílá ISDOC, je AI jen zbytečný mezikrok. A u dokladů, které luští i člověk — vybledlá termopáska z pokladny je klasika — strávíš nad opravováním stejný čas, jen jsi předtím utratil kredit.
Naopak se vyplatí přesně tam, kde ruční přepis bolí nejvíc: hodně dokladů, různé formáty, hodně položek. Měsíc, kdy ti přijde třicet faktur od třiceti dodavatelů, je přesně ten případ.
Hromadné nahrávání
Na tarifech s hromadným nahráváním vybereš víc souborů najednou. Z každého vznikne samostatný výdaj a zpracovávají se souběžně, takže dvacet účtenek netrvá dvacetkrát déle než jedna. Každá z nich se ale do limitu počítá zvlášť — na to pozor, než do panelu vysypeš celý měsíc.