Procesarea digitală a cheltuielilor: manual sau cu AI?

Publicat 14 septembrie 2026

Spre sfârșitul lunii se adună undeva un teanc: bonuri mototolite prin portofel, o factură de găzduire rătăcită în inbox, nota de la un prânz cu un client, fotografiată pe telefon și uitată acolo. Mai devreme sau mai târziu cineva trebuie să le transforme în înregistrări, cu furnizor, sumă, TVA și dată.

Lucanto îți dă două variante. Rezultatul e același; diferă cine face transcrierea — tu sau AI. Ghidul le parcurge pe amândouă și ajunge și la partea pe care majoritatea articolelor pe tema asta o ocolesc: când nu merită varianta plătită.

Două căi, un singur comutator

Amândouă pornesc din ecranul Cheltuieli, doar de pe butoane diferite.

Creează cheltuială deschide un formular gol, pe care îl completezi singur. Este gratuit în orice plan și cam asta e tot ce se poate spune despre el.

Încarcă cheltuieli deschide un panou în care tragi sau alegi documentele. Și aici e lucrul de observat înaintea oricărui altuia: în colțul din dreapta jos al panoului stă un comutator numit Extrage automat.

Dacă îl lași oprit, documentul se atașează pur și simplu la o cheltuială nouă. Aceasta primește starea Manual, completezi câmpurile singur și nu se scade nimic din alocație. Este aceeași cale manuală, doar că originalul rămâne prins de înregistrare — ceea ce apreciezi peste un an, când te întreabă cineva.

Dacă îl pornești, fișierul pleacă la procesare, iar Lucanto încearcă să citească furnizorul, sumele, cotele de TVA, datele și liniile documentului.

Ce înseamnă de fapt „cheltuială structurată”

Nu este o transcriere de text. Din document rezultă o înregistrare cu câmpuri separate, și tocmai de aceea se poate lucra mai departe cu ea — o filtrezi, o potrivești cu o plată din bancă, o exporți contabilei.

Concret, se extrag furnizorul (denumire, cod de identificare fiscală, cod de TVA, adresă, țară — iar dacă nu îl ai în contacte, se creează), datele documentului (număr, data emiterii, a livrării și scadența, referința de plată, moneda), sumele împărțite pe bază de impozitare și TVA pe cote, liniile individuale cu unitate de măsură și preț unitar, plus contul bancar al furnizorului, dacă apare pe document.

Ultimul strat explică de ce extragerea merită chiar și acolo unde transcrierea ar dura un minut. Un bon de la un cumpărat mare are cincisprezece linii, iar la ultima dintre ele omul nu mai e atent de mult.

Calea 1 — manual, gratuit

Creează cheltuială, completezi, salvezi. Chiar nu e nimic mai mult de atât.

Are sens mai des decât ai crede. Dacă ai câteva documente pe lună, le introduci mai repede decât ai apuca să te gândești la alocații. La plățile recurente cu aceeași sumă — chirie, abonament software — cel mai rapid e să clonezi înregistrarea de luna trecută și să schimbi data. În planul Free este singura cale, fiindcă extragerea AI nu e inclusă deloc. Iar uneori documentul e pur și simplu de așa natură încât stă pe gânduri și un om.

Dacă vrei totuși originalul lângă înregistrare, încarcă-l cu comutatorul oprit. Primești tot ce îți dă introducerea manuală, plus atașamentul. În planul Free însă nu se poate — atașarea fișierelor la cheltuieli ține de planurile plătite, așa că acolo rămâne doar formularul.

Calea 2 — extragere cu AI

Încarci documentul cu comutatorul pornit și, pentru moment, partea ta s-a încheiat.

Procesarea rulează în fundal, deci poți închide liniștit panoul și face altceva. În listă, rândul afișează între timp Se extrage…, indicatorul de stare trece prin În așteptare și Procesare, iar când rezultatul sosește se rescrie singur în Finalizat — fără să reîncarci pagina.

Socotește mai degrabă în minute decât în secunde. Merge puțin împotriva așteptării pe care o creează cuvântul „automat”, dar citirea unui document e muncă adevărată și durează un pic. Detaliul cheltuielii păstrează momentul exact al pornirii și al finalizării, plus numărul de încercări, așa că poți vedea oricând ce s-a întâmplat.

Când documentul s-a întors, deschide-l și citește-l. Originalul se afișează chiar lângă formular, deci compari câmpurile fără să schimbi ferestre. În antetul sumarului rămâne consemnat că documentul a fost importat de Lucanto AI — pentru că peste o lună nu-ți vei mai aminti ce cifre ai tastat tu și ce a venit singur.

Și încă ceva care merită știut: când extragerea nu este sigură, o spune. Dacă suma liniilor nu corespunde totalului recalculat din document, deasupra sumarului apare o avertizare care îți cere să verifici. Nu e un colț nefinisat. O cheltuială este o înregistrare contabilă, iar confirmarea îi revine unui om.

În panoul din dreapta ai Înlocuiește, când vrei să schimbi fișierul, Extrage din nou, când vrei să reiei procesarea de la capăt, și Descarcă.

Unele documente se citesc gratuit

Nu orice document are nevoie de AI, iar Lucanto parcurge variantele începând cu cea mai ieftină.

Se uită întâi după ISDOC — un strat citibil de mașină, pe care unele sisteme îl încorporează direct în PDF. Dacă există, factura este citită local și exact, pentru că nu mai rămâne nimic de ghicit. Și, mai important: ISDOC nu se scade din alocație, nici măcar cu comutatorul lăsat pornit.

Dacă nu există, se încearcă un cod QR de plată, care oferă suma, referința și contul furnizorului fără a citi imaginea.

Abia când ambele dau greș, documentul pleacă spre procesare cu inteligență artificială.

Așa că, dacă un furnizor îți poate trimite facturi cu ISDOC, merită să i-o ceri. Date mai exacte și nicio extragere consumată.

Cât costă

În planurile PRO și Business poți extrage și peste alocație; se facturează 0,20 € pe pagină la PRO și 0,18 € la Business. La Free și Starter alocația se reînnoiește pur și simplu la începutul perioadei următoare.

Odată epuizată, panoul de încărcare se blochează și te anunță. Sună mai rău decât este — calea manuală merge mai departe și nu se pierde nimic.

Când nu merită AI

Aceasta este partea pe care nu o găsești în articolele concurenței și, totodată, cel mai util lucru pe care ți-l putem spune.

Cu cinci documente pe lună, le introduci mai repede decât te decizi ce plan vrei. La plățile recurente cu sumă fixă, înregistrarea clonată este exactă la bănuț și gata în câteva secunde. Când furnizorul trimite ISDOC, AI este un ocol inutil. Iar la documentele pe care le descifrează greu și un om — bonul termic decolorat e clasicul exemplu — pierzi același timp cu corectura, doar că între timp ai consumat și o extragere.

În schimb merită exact acolo unde transcrierea manuală doare cel mai tare: multe documente, formate diferite, multe linii. Luna în care îți vin treizeci de facturi de la treizeci de furnizori este exact cazul pentru care a fost făcută.

Încărcare în masă

În planurile care includ încărcarea în masă poți selecta mai multe fișiere deodată. Fiecare devine o cheltuială separată și sunt procesate în paralel, așa că douăzeci de bonuri nu durează de douăzeci de ori mai mult decât unul. Fiecare se scade însă separat din alocație — de reținut, înainte să răstorni o lună întreagă în panou.