Опубліковано · оновлено
Знімки екрана показані мовою: English.
Стан рахунка стоїть у позначці праворуч від його номера — і це найщільніша інформація на екрані. Вона несе два незалежні факти, а один клік розгортає всю історію документа. Цей посібник пояснює, що означає кожен сегмент і що можна зробити з рахунком у такому стані. Так само поводяться й інші документи — авансові рахунки, кредит-ноти, комерційні пропозиції; різниться лише набір станів, які мають сенс.
Одна позначка, два незалежні факти
Рахунок має два стани, які між собою не пов’язані:
- Стан документа — на якому він етапі: чернетка, виставлений, надісланий, скасований.
- Стан оплати — як його розраховано: до сплати, частково оплачений, оплачений, прострочений.
Рахунок цілком може бути виставленим і простроченим або надісланим і частково оплаченим. Саме тому вони стоять поруч як окремі сегменти: один спільний стан мусив би відкинути один із фактів.
До них можуть додатися ще два менші сегменти: піктограма зі стрілками, коли платіж зіставив банк, і замок, коли документ заблоковано.
Шість станів, які ви побачите насправді
Чернетка. Документ ще не має номера — поле номера порожнє й показує напис «Номер буде призначено під час виставлення». Номери призначаються саме тоді, тому чернетки ніколи не займають місце в нумераційному ряді й не залишають у ньому пропусків. Головна дія — Виставити.
Виставлений. Документ має номер і юридично існує. Головною дією стає Надіслати електронною поштою, а дія «Позначити як надісланий» узагалі зникає із заголовка: вона змінює стан, тому її місце — у панелі ліворуч.
Надісланий. Документ у клієнта. Долучається сегмент оплати; коли надійшла лише частина суми, ви побачите Частково оплачений, а головною дією стає Додати платіж.
Прострочений. Сегмент оплати стає червоним і несе кількість днів, а не тільки колір. Сам собою колір інформацією не є — він нічого не каже ні тому, хто його не розрізняє, ні тому, хто дивиться на роздрукований перелік.
Оплачений і заблокований. Щойно надходить платіж, вміст документа замерзає, а до позначки додається замок. Головна дія лишається порожньою — виставляти чи надсилати вже нічого — і її вигляд перебирає Наступний документ, шлях до кредит-ноти. Зберегти навмисно залишається активним: поля самого документа заморожені, але внутрішню нотатку й далі можна редагувати. Наведіть курсор — і дія пояснить себе сама: «Документ заблоковано; виправте його кредит-нотою».
Відкритий повторно. Стан не повертається до чернетки. Сегмент лишається один і стає бурштиновим із написом «Виставлений · редагування» — ні номер, ні те, що клієнт отримав документ, забрати назад не можна, тож ми й не вдаємо протилежного. Головна дія — Виставити повторно.
Панель: що сталося і що може статися далі
Клік на позначці відкриває панель із двох половин.
Угорі — що сталося: хронологія документа. Коли його створено, виставлено, надіслано, коли надійшов платіж, коли він заблокувався. Кожен крок має дату й людину, яка його виконала. Якщо крок зробила автоматика — регулярне виставлення чи зіставлення платежу банком — названо саме її.
Нижче — що може статися далі: доступні кроки, кожен з одним рядком про те, що він насправді робить. Скажімо, «Позначити як надісланий» одразу попереджає, що листа він не надсилає.
Чому дія неактивна
Саме заради цього панель і існує. Дія, неможлива в поточному стані, не зникає — вона лишається в переліку, неактивна, разом із причиною.
Найчастіший випадок: платник ПДВ не може скасувати виставлений рахунок — його виправляють кредит-нотою. Панель пише про це просто поруч із неактивною дією Скасувати, а не на сторінці довідки, яку ніхто не відкриває. Раніше такої дії там просто не було, і ви не могли зрозуміти, чи шукаєте не там, чи її справді не можна виконати.
Що залишилося в меню «…»
Відколи всі зміни стану переїхали до панелі, меню «…» стало коротшим. У ньому лишилося те, що стану не змінює, у двох групах:
- Розповсюдження — Завантажити, Завантажити ISDOC, Завантажити ISDOC.PDF, Надіслати електронною поштою
- Дії з документом — Дублювати, Додати платіж, Створити регулярний документ
- Видалити — окремо внизу, бо цю дію не можна повернути