Zálohová faktúra a proforma faktúra: rozdiel, použitie a vzor

Čo je zálohová faktúra

Zálohová faktúra je doklad, ktorým žiadaš odberateľa o platbu vopred — skôr, než mu tovar dodáš alebo službu odovzdáš. V praxi slúži ako poistka: dodávateľ začne pracovať alebo objednávať materiál až vtedy, keď má zaplatenú zálohu, a znižuje si tak riziko, že zostane nezaplatený.

Zálohovú faktúru využiješ najmä vtedy, keď:

• vyrábaš tovar na mieru a potrebuješ pokryť náklady na materiál vopred,
• pracuješ na dlhšom projekte, ktorý fakturuješ po častiach,
• ideš spolupracovať s novým klientom bez platobnej histórie.

Dôležité je vedieť, čím zálohová faktúra nie je. Zákon o DPH ani zákon o účtovníctve pojem „zálohová faktúra“ vôbec nepoznajú. Nie je to preto daňový ani účtovný doklad — nezapisuje sa do účtovníctva, nevzniká z nej nárok na odpočet DPH a nezakladá daňovú povinnosť. Je to len výzva na platbu. Skutočný doklad — riadnu faktúru — vystavíš až neskôr.

Aký je rozdiel medzi zálohovou a proforma faktúrou

Keďže ani jeden z pojmov nie je v zákone definovaný, zdroje ich často používajú ako synonymá. V bežnej praxi sa medzi nimi rozlišuje najmä podľa toho, akú časť sumy žiadaš uhradiť vopred.

Proforma faktúra sa navyše často prekrýva s cenovou ponukou — zákazníkovi ukazuje, čo a za koľko dostane, ešte pred záväznou objednávkou. Predfaktúra a preddavková faktúra sú len ďalšie názvy pre to isté: výzvu na úhradu vopred. Nech použiješ ktorýkoľvek z týchto názvov, právne ide stále o ten istý typ dokladu, ktorý nie je daňovým dokladom.

Čo má obsahovať zálohová faktúra

Keďže zálohová faktúra nie je zákonný doklad, nemá povinné náležitosti ako riadna faktúra. Odberateľ ju však musí vedieť zaplatiť a priradiť k správnej objednávke, preto sa oplatí uviesť:

• označenie „Zálohová faktúra“ alebo „Proforma faktúra“ (aby bolo jasné, že to nie je daňový doklad),
• údaje dodávateľa a odberateľa,
• popis tovaru alebo služby, na ktorú sa záloha vzťahuje,
• požadovanú sumu zálohy a dátum splatnosti,
• platobné údaje: IBAN a variabilný symbol.

Až riadna faktúra, ktorú vystavíš po dodaní, musí spĺňať zákonné náležitosti faktúry — vrátane údajov o DPH, ak si platiteľ. Zálohová faktúra je len medzikrok.

Odvádza sa zo zálohovej faktúry DPH?

Zo samotnej zálohovej alebo proforma faktúry sa DPH neodvádza — nie je to daňový doklad. Rozhoduje až prijatie platby.

Ak si platiteľ DPH a prijmeš zálohu (preddavok) ešte pred dodaním, daňová povinnosť ti vzniká dňom prijatia platby — vyplýva to z § 19 ods. 4 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH. Z prijatej zálohy teda musíš vypočítať základ dane a DPH a odviesť ju. Zároveň si povinný vystaviť faktúru k prijatej platbe, a to do 15 dní odo dňa prijatia platby, prípadne do konca kalendárneho mesiaca, v ktorom si platbu prijal (§ 72 a § 73 zákona o DPH). Táto faktúra k prijatej platbe už daňovým dokladom je — odberateľ si z nej môže odpočítať DPH, zálohová faktúra mu na to nestačí.

Ak nie si platiteľ DPH, DPH sa ťa netýka vôbec. Zálohovú faktúru vystavíš, prijmeš platbu a po dodaní ju uzavrieš riadnou faktúrou ako účtovný doklad — bez akéhokoľvek riešenia dane z pridanej hodnoty.

Kedy vystaviť ostrú faktúru po zálohe

Zálohová faktúra je vždy len prvým krokom. Skutočný doklad je ostrá (riadna) faktúra, niekedy nazývaná aj zúčtovacia či vyúčtovacia faktúra. Vystavíš ju po dodaní tovaru alebo služby a odpočítaš v nej už zaplatenú zálohu — odberateľ tak doplatí len rozdiel.

Na jednoduchom príklade: celková cena zákazky je 1 200 €, vopred si vyžiadaš zálohu 400 €. Po dodaní vystavíš ostrú faktúru na plných 1 200 €, odpočítaš zaplatenú zálohu 400 € a klientovi zostane doplatiť 800 €. Sumy sú len ilustračné — princíp je, že v ostrej faktúre nikdy nefakturuješ zálohu druhýkrát.

Ak dodáš tovar alebo službu do 15 dní od prijatia zálohy, samostatnú faktúru k prijatej platbe už nemusíš vystavovať — stačí rovno ostrá faktúra. Práve v tomto nadväzovaní dokladov na seba sa najčastejšie robia chyby, preto sa oplatí mať doklady prepojené, aby si sumy zo zálohy neprepisoval ručne.

A ak sa zákazka po zaplatení zálohy zruší alebo sa jej cena zmení, prijatú zálohu vyrovnáš opravným dokladom — dobropisom.

Zálohová faktúra v Lucanto

V Lucanto vedieš celý sled dokladov na jednom mieste — od výzvy na platbu až po vyúčtovanie. Zálohovú (proforma) faktúru pošleš klientovi za pár minút a keď platba dorazí, nadviažeš na ňu riadnu faktúru bez prepisovania údajov. Vystavovanie zálohových faktúr a prepojené workflow ponuka → záloha → faktúra sú súčasťou platených plánov (Starter a vyššie); riadnu faktúru online s automatickým poradovým číslovaním vystavíš aj vo Free. Desaťročný digitálny archív dokladov pridávajú plány PRO a Business.

Free plán je zadarmo natrvalo, s neobmedzeným počtom jednorazových faktúr a bez platobnej karty — riadne (ostré) faktúry teda vystavuješ bez limitu už od registrácie. Vystavovanie zálohových a proforma faktúr ponúkajú platené plány (Starter 5 dokladov mesačne, PRO a Business bez limitu); podrobnosti nájdeš v cenníku.