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Statuts des factures : leur sens et ce que vous pouvez faire

Le statut d’une facture dans Lucanto se lit dans le badge à côté du numéro et porte deux informations indépendantes : l’état du document (brouillon, émise, envoyée) et l’état du paiement (à payer, payée, en retard). Un clic sur le badge ouvre un panneau avec l’historique complet et les étapes suivantes — y compris celles qui sont actuellement refusées, chacune avec son motif.

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Les captures d’écran sont en English.

Le statut d’une facture se lit dans le badge à droite de son numéro, et c’est l’élément le plus dense de l’écran. Il porte deux informations indépendantes, et un clic déplie tout l’historique du document. Ce guide explique ce que signifie chaque segment et ce que vous pouvez faire de la facture dans cet état. Il en va de même pour tous les autres documents — factures proforma, avoirs, devis —, seul l’ensemble des statuts pertinents diffère. Les captures montrent l’interface en anglais.

Un badge, deux informations indépendantes

Une facture porte deux statuts qui n’ont rien à voir l’un avec l’autre :

  • Statut du document — où il en est dans sa vie : brouillon, émise, envoyée, annulée.
  • Statut de paiement — où en est son règlement : à payer, partiellement payée, payée, en retard.

Une facture peut très bien être émise et en retard, ou envoyée et partiellement payée. C’est pourquoi ces statuts se côtoient sous forme de segments distincts : un statut unique obligerait à abandonner l’une des informations.

Deux segments plus petits peuvent s’y ajouter : une icône à flèches lorsque la banque a rapproché le paiement, et un cadenas lorsque le document est verrouillé.

Quatre segments à la fois — et le panneau montre ce qu’une telle facture peut ou ne peut pas faire. La capture montre l’interface en anglais.

Les six statuts que vous rencontrerez vraiment

Brouillon. Le document n’a pas encore de numéro : le champ du numéro est vide et indique « Le numéro est attribué à l’émission ». Les numéros étant attribués à l’émission, les brouillons n’occupent jamais de place dans la série de numérotation et ne laissent jamais de trous. L’action principale est Émettre.

Brouillon — pas encore de numéro, et émettre est la seule étape disponible. La capture montre l’interface en anglais.

Émise. Le document a un numéro et existe juridiquement. L’action principale devient Envoyer par e-mail, et « Marquer comme envoyé » quitte complètement l’en-tête : c’est un changement de statut, sa place est donc dans le panneau de gauche.

Émise — l’envoi est l’action principale ; le panneau propose aussi le verrouillage et un avoir. La capture montre l’interface en anglais.

Envoyée. Le client l’a reçue. Le segment de paiement s’y joint ; quand seule une partie du montant est arrivée, vous verrez Partiellement payée, et Ajouter un paiement devient l’action principale.

En retard. Le segment de paiement devient rouge et indique le nombre de jours, pas seulement une couleur. La couleur seule n’est pas une information : elle ne dit rien à quelqu’un qui ne la distingue pas, ni à quiconque consulte une liste imprimée.

En retard — le badge indique le nombre de jours et le panneau propose toujours des étapes suivantes. La capture montre l’interface en anglais.

Payée et verrouillée. Dès que le paiement arrive, le contenu se fige et un cadenas rejoint le badge. L’emplacement de l’action principale reste vide — il n’y a plus rien à émettre ni à envoyer — et Document suivant, la voie vers un avoir, prend sa place visuelle. Enregistrer reste actif volontairement : les champs du document sont figés, mais la note interne peut encore être modifiée. Survolez-le et il s’explique de lui-même : « Ce document est verrouillé ; corrigez-le par un avoir. »

Payée et verrouillée — le panneau ne laisse qu’une voie : l’avoir. La capture montre l’interface en anglais.

Rouverte. Le statut ne retombe pas au brouillon. Le segment reste unique et devient orange, avec la mention « Émise · en modification » — le numéro, et le fait que le client a reçu le document, ne peuvent pas être repris, nous ne faisons donc pas comme si c’était possible. L’action principale est Émettre à nouveau.

Rouverte — un seul segment orange, et le chemin du panneau pour revenir à émise. La capture montre l’interface en anglais.

Le panneau : ce qui s’est passé et ce qui peut arriver ensuite

Un clic sur le badge ouvre un panneau en deux moitiés.

En haut, ce qui s’est passé — la chronologie du document : quand il a été créé, émis, envoyé, quand le paiement est arrivé, quand il a été verrouillé. Chaque étape porte une date et la personne qui l’a effectuée. Quand c’est une automatisation qui a agi — facturation récurrente ou rapprochement bancaire —, c’est elle qui est nommée.

En dessous, ce qui peut arriver ensuite — les étapes disponibles, chacune avec une ligne qui indique précisément ce qu’elle fait. « Marquer comme envoyé », par exemple, prévient d’emblée qu’il n’envoie pas lui-même l’e-mail.

Le panneau derrière le badge — l’historique au-dessus, les étapes suivantes en dessous. La capture montre l’interface en anglais.

Pourquoi une action est grisée

C’est la raison d’être du panneau. Une action impossible dans le statut actuel ne disparaît pas : elle reste dans la liste, grisée, avec son motif.

Le cas le plus courant figure sur la capture ci-dessus : la facture d’un assujetti à la TVA ne peut pas être annulée une fois émise ; il faut la corriger par un avoir. Le panneau l’indique juste à côté de Annuler grisé, et non dans une page d’aide que personne n’ouvre. Auparavant, une telle action n’était tout simplement pas là, et l’on ne savait pas si l’on cherchait au mauvais endroit ou si elle était réellement interdite.

Ce qui est resté dans le menu « … »

Tous les changements de statut ayant migré dans le panneau, le menu « … » s’est raccourci. Il reste ce qui ne modifie pas le statut, en deux groupes :

  • Diffusion — Télécharger, Télécharger l’ISDOC, Télécharger l’ISDOC.PDF, Envoyer par e-mail
  • Actions sur le document — Dupliquer, Ajouter un paiement, Créer un document récurrent
  • Supprimer — placé à part, en bas, car l’action est irréversible
Le menu « … » — rien dedans ne modifie le statut du document. La capture montre l’interface en anglais.

Questions fréquentes

Pourquoi une facture porte-t-elle deux statuts à la fois ?

Parce qu’ils répondent à deux questions distinctes. « Émise » indique où en est le document dans sa vie : il a un numéro et existe juridiquement. « À payer » ou « En retard » concerne l’argent. Une facture peut être émise et impayée, envoyée et partiellement payée, ou payée et verrouillée. Un statut unique obligerait à abandonner l’une de ces informations.

Que signifie l’icône à flèches à côté du statut de paiement ?

Que c’est la banque qui a rapproché le paiement, et non une personne. C’est la différence entre « j’ai marqué cette facture comme payée » et « l’argent est réellement arrivé » — et en cas de litige ou de contrôle, c’est ce fait-là qui compte. Sans icône, quelqu’un a saisi le paiement à la main.

Pourquoi une action est-elle grisée dans le panneau ?

Parce qu’elle n’est pas possible dans le statut actuel, et le panneau en donne le motif juste à côté. Par exemple, la facture d’un assujetti à la TVA ne peut pas être annulée une fois émise ; il faut la corriger par un avoir. Auparavant, une telle action disparaissait simplement, et l’on ne savait pas si l’on cherchait au mauvais endroit ou si elle était réellement interdite.

Que se passe-t-il quand je rouvre une facture ?

Le badge devient orange et indique « Émise · en modification » : ce n’est pas un retour au brouillon. Le numéro, et le fait que le client a déjà reçu le document, ne peuvent pas être repris. L’historique indique quand elle a été rouverte et par qui, et l’action principale devient « Émettre à nouveau ».

Où sont passés Annuler et Verrouiller dans le menu « … » ?

Ils sont passés dans le panneau de statut, parce qu’ils modifient le statut du document. Le menu « … » a gardé ce qui ne le modifie pas : télécharger un PDF ou un ISDOC, envoyer par e-mail, dupliquer, ajouter un paiement et supprimer.

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