Publicat · actualizat
Starea facturii se află în eticheta din dreapta numărului ei și este cea mai densă informație de pe ecran. Poartă două informații independente, iar un clic desfășoară tot istoricul documentului. Ghidul trece prin ce înseamnă fiecare segment și ce poți face cu factura în starea respectivă. La fel funcționează și celelalte documente — facturi avans, note de credit, oferte; diferă doar stările care au sens.
O etichetă, două informații independente
Factura are două stări care nu depind una de alta:
- Starea documentului — unde se află: ciornă, emisă, trimisă, anulată.
- Starea plății — cum este achitată: în termen, plătită parțial, plătită, restantă.
O factură poate fi foarte bine emisă și restantă sau trimisă și plătită parțial. De aceea stau alături ca segmente separate — o stare unică ar trebui să renunțe la una dintre informații.
Li se pot adăuga încă două segmente mai mici: pictograma cu săgeți, când plata a fost potrivită de bancă, și lacătul, când documentul este blocat.
Cele șase stări pe care le vei vedea
Ciornă. Documentul nu are încă număr — câmpul este gol, iar sub el scrie că numărul se atribuie la emitere. Astfel ciornele nu ocupă poziții în seria de numerotare și nu lasă goluri. Acțiunea principală este Emite.
Emisă. Documentul are număr și există juridic. Acțiunea principală devine Trimite prin e-mail, iar „Marchează ca trimisă" dispare din antet: este o schimbare de stare, deci ține de panoul din stânga.
Trimisă. Clientul a primit documentul. Lângă apare starea plății; când a intrat doar o parte vei vedea Plătită parțial, iar acțiunea principală devine Adaugă plată.
Restantă. Segmentul plății devine roșu și poartă numărul de zile, nu doar culoarea. Culoarea singură nu este informație — nu spune nimic celui care nu o distinge și nici pe o listă tipărită.
Plătită și blocată. După încasare conținutul documentului îngheață și în etichetă apare lacătul. Slotul principal rămâne gol — nu mai e nimic de emis sau de trimis — iar Document subsecvent, adică drumul spre nota de credit, îi preia aspectul. Butonul Salvează rămâne activ intenționat: câmpurile documentului sunt blocate, dar nota internă poate fi modificată în continuare.
Redeschisă. Starea nu se întoarce la ciornă. Segmentul rămâne unul singur și devine chihlimbariu, „Emisă · în editare" — nici numărul, nici faptul că documentul a ajuns la client nu pot fi retrase. Acțiunea principală este Emite din nou.
Panoul: ce s-a întâmplat și ce poate urma
Un clic pe etichetă deschide un panou în două părți.
Sus, ce s-a întâmplat — cronologia documentului: când a fost creat, emis, trimis, când a intrat plata, când s-a blocat. Fiecare pas are data și persoana care l-a făcut. Când pasul a fost făcut de automatizare — facturare recurentă sau potrivire bancară — aceasta este numită în loc.
Jos, ce poate urma — pașii următori, fiecare cu o frază care spune exact ce face.
De ce este o acțiune gri
Acesta este motivul pentru care panoul există. O acțiune imposibilă în starea curentă nu dispare — rămâne în listă, gri, împreună cu motivul.
Cazul cel mai frecvent se vede în imaginea de mai sus: factura unui plătitor de TVA nu poate fi anulată, ci se corectează cu o notă de credit. Panoul o scrie chiar lângă Anulează, nu într-o pagină de ajutor pe care nimeni nu o caută.
Ce a rămas în meniul „…"
După ce toate schimbările de stare s-au mutat în panou, meniul „…" s-a curățat. A rămas ce nu schimbă starea documentului, în două grupuri:
- Distribuție — Descarcă, Descarcă ISDOC, Descarcă ISDOC.PDF, Trimite prin e-mail
- Acțiuni document — Clonează, Adaugă plată, Creează document recurent
- Șterge — separat jos, pentru că nu poate fi anulat