Ce qu’est un avoir
L’avoir est un document qui réduit le montant d’une facture déjà émise. Vous l’envoyez lorsque la somme facturée doit baisser : le client a retourné la marchandise, une partie de la commande a été annulée ou une remise a été convenue alors que la facture était déjà partie.
Voyez-le comme une « facture négative » : il renvoie à la facture d’origine et dit précisément ce qui a changé, au lieu de remplacer entièrement la facture.
Quand établir un avoir
Trois situations courantes :
- Retour ou annulation. Le client renvoie la marchandise, ou une partie de la commande (voire toute la commande) n’a plus lieu.
- Une remise convenue après la facturation. Une réduction, un rabais ou un geste commercial accordé après l’envoi de la facture.
- La correction d’un montant. La facture d’origine réclamait trop, pour une autre raison qu’une simple faute de frappe.
Avoir, note de débit ou annulation
On confond souvent les trois, mais elles ne règlent pas les mêmes problèmes :
- L’avoir diminue le montant d’une facture antérieure.
- La note de débit fait l’inverse : elle augmente le montant, par exemple quand vous avez facturé trop peu.
- L’annulation de la facture est tout autre chose : vous l’utilisez quand la facture n’aurait pas dû exister du tout, un doublon ou une facture émise par erreur, et non quand la vente qui la sous-tend a changé.
La différence pratique : l’avoir et la note de débit corrigent une opération réelle, tandis que l’annulation supprime un document qui n’avait rien à décrire.
Ce qu’il doit contenir
Un avoir ressemble à une facture et porte en général les mêmes informations :
- Son propre numéro et la date d’émission.
- Le renvoi à la facture d’origine : son numéro et, le plus souvent, sa date.
- Les informations des deux parties, comme sur la facture initiale.
- Ce qui est corrigé et de combien : les lignes concernées et le montant de la réduction.
- La taxe correspondante, si la facture d’origine en comportait une : elle est corrigée en même temps que la base.
Le traitement fiscal
C’est ici que s’arrête ce qui peut se dire de façon générale. Savoir si et comment corriger la taxe, pour quelle période déclarer la correction et quelles mentions obligatoires doivent figurer sur le document dépend du pays où vous facturez, et les règles évoluent.
Ce qui est commun presque partout : la législation prévoit une voie de correction d’une facture émise, et non une voie qui ferait comme si elle n’avait jamais existé. Vérifiez les règles locales ou interrogez un comptable avant de vous appuyer sur un traitement précis.
Les avoirs dans Lucanto
Dans Lucanto, vous établissez un avoir avec Document suivant, directement depuis la facture d’origine. Le lien avec l’original se crée tout seul : vous n’avez pas à chercher quelle facture vous corrigez, et la liste vous montre les deux documents ensemble. Le numéro est attribué à partir de votre série de numérotation, qui reste donc continue.
Si le montant augmente au lieu de baisser, vous établissez une note de débit par le même chemin.