Lucanto

Stavy faktury: co znamenají a co s nimi zvládneš

Stav faktury najdeš v odznaku vedle jejího čísla a spojuje dva nezávislé údaje: kde doklad stojí (koncept, vystavená, odeslaná) a jak je zaplacený (v termínu, uhrazená, po splatnosti). Kliknutím se otevře panel s celou historií dokladu a s dalšími kroky — včetně těch, které zrovna nejdou, i s důvodem.

Obsah

Vytvořeno · aktualizováno

Stav faktury najdeš v odznaku vpravo od jejího čísla — je to nejhustší informace na celé obrazovce. Nese dva nezávislé údaje a po kliknutí se z něj vysune celá historie dokladu. Tenhle návod projde, co který segment znamená a co s fakturou v daném stavu zvládneš. Stejně to funguje i u ostatních dokladů — zálohové faktury, opravného daňového dokladu či cenové nabídky; liší se jen tím, které stavy dávají smysl.

Jeden odznak, dva nezávislé údaje

Faktura má najednou dva stavy, které spolu nesouvisejí:

  • Stav dokladu — kde je v životním cyklu: koncept, vystavená, odeslaná, stornovaná.
  • Stav platby — jak je zaplacená: v termínu, částečně uhrazená, uhrazená, po splatnosti.

Faktura klidně může být vystavená a po splatnosti nebo odeslaná a částečně uhrazená. Proto jsou v odznaku vedle sebe jako samostatné segmenty — jeden společný stav by musel jeden z těch údajů zahodit.

Můžou k nim přibýt ještě dva menší segmenty: ikona se šipkami, když platbu spárovala banka, a zámek, když je doklad uzamčený.

Čtyři segmenty najednou — a v panelu je vidět, co s takovou fakturou jde a nejde.

Šest stavů, které reálně uvidíš

Koncept. Doklad ještě nemá číslo — pole čísla je prázdné a pod ním stojí, že se přiřadí až při vystavení. Číslo se přiděluje při vystavení, takže koncepty ti nezabírají místa v číselné řadě a nevznikají díry. Hlavní akce je Vystavit.

Koncept — číslo ještě není přidělené, jediným krokem je vystavení.

Vystavená. Doklad má číslo a právně existuje. Hlavní akcí se stává Odeslat e-mailem a „Označit jako odeslané" z hlavičky mizí úplně — je to změna stavu, takže patří do panelu vlevo.

Vystavená — hlavní akcí je odeslání, panel nabízí i uzamčení a dobropis.

Odeslaná. Zákazník doklad dostal. Vedle přibude stav platby; když dorazila jen část, uvidíš Částečně uhrazená a hlavní akcí se stane Přidat platbu.

Po splatnosti. Segment platby zčervená a nese počet dnů, ne jen barvu. Barva sama o sobě není informace — člověku, který ji nerozliší, ani na vytištěném seznamu neřekne nic.

Po splatnosti — odznak nese počet dnů a panel dál nabízí další kroky.

Uhrazená a uzamčená. Po přijetí platby se obsah dokladu zmrazí a v odznaku přibude zámek. Hlavní slot zůstane prázdný — vystavovat ani posílat už není co — a Navazující doklad, tedy cesta k opravnému dokladu, přebírá jeho vzhled. Tlačítko Uložit zůstává aktivní záměrně: pole dokladu jsou zamčená, ale interní poznámku měnit lze. Po najetí myší to vysvětlí.

Uhrazená a uzamčená — v panelu zůstává jediná cesta dál: dobropis.

Znovu otevřená. Stav se nevrací do konceptu. Segment zůstane jeden a zežloutne na „Vystavená · upravuje se" — číslo ani to, že zákazník doklad dostal, vzít zpět nejde, takže se netváříme, že se to nestalo. Hlavní akcí je Vystavit znovu.

Znovu otevřená — jeden žlutý segment a v panelu návrat mezi vystavené.

Panel: co se stalo a co se může stát

Kliknutím na odznak se otevře panel ve dvou částech.

Nahoře co se stalo — časová osa celého dokladu: kdy byl vytvořen, vystaven, odeslán, kdy dorazila platba, kdy se uzamkl. U každého kroku je datum a člověk, který ho udělal. Pokud krok udělala automatika — pravidelná fakturace nebo spárování z banky — je uvedená místo jména.

Dole co se může stát — další kroky, každý s jednou větou, co přesně udělá. „Označit jako odeslané" třeba rovnou upozorní, že samotný e-mail neodesílá.

Panel po kliknutí na odznak — historie nahoře, další kroky dole.

Proč je některá akce šedá

To je hlavní důvod, proč panel vznikl. Akce, která v daném stavu nejde, nezmizí — zůstane v seznamu šedá a i s důvodem.

Nejčastější případ vidíš na obrázku výše: vystavenou fakturu plátce DPH nelze stornovat, opravuje se opravným daňovým dokladem. Panel to napíše přímo u šedého Stornovat, ne v nápovědě, kterou nikdo nehledá.

Co zůstalo v menu „…"

Když se všechny změny stavu přestěhovaly do panelu, menu „…" se vyčistilo. Zůstalo v něm to, co stav dokladu nemění, ve dvou skupinách:

  • Distribuce — Stáhnout, Stáhnout ISDOC, Stáhnout ISDOC.PDF, Odeslat e-mailem
  • Akce s dokumentem — Klonovat, Přidat platbu, Vytvořit pravidelný doklad
  • Smazat — oddělené dole, protože je nevratné
Menu „⋯“ — nic, co by měnilo stav dokladu.

Časté dotazy

Proč má faktura dva stavy najednou?

Protože odpovídají na dvě různé otázky. „Vystavená" říká, kde doklad je v životním cyklu — má číslo a právně existuje. „V termínu" nebo „Po splatnosti" mluví o penězích. Faktura může být vystavená a nezaplacená, odeslaná a částečně uhrazená, i uhrazená a uzamčená. Jeden společný stav by musel jeden z těch údajů zahodit.

Co znamená ikona se šipkami u stavu platby?

Že platbu spárovala banka, ne člověk. Je to rozdíl mezi „označil jsem si to jako zaplacené" a „peníze skutečně dorazily" — a při sporu nebo kontrole je to ten důležitější údaj. Když ikona chybí, platbu někdo zadal ručně.

Proč je některá akce v panelu šedá?

Protože v aktuálním stavu není možná — a panel rovnou napíše proč. Vystavenou fakturu plátce DPH třeba nelze stornovat, opravuje se opravným daňovým dokladem. Dřív taková akce prostě zmizela a člověk nepoznal, jestli ji hledá špatně, nebo opravdu nejde.

Co se stane, když doklad znovu otevřu?

Odznak zežloutne a čte se „Vystavená · upravuje se" — není to návrat do konceptu. Číslo ani to, že zákazník doklad dostal, vzít zpět nejde. Historie v panelu ukáže, kdy byl znovu otevřen a kým, a hlavní akcí se stane „Vystavit znovu".

Kam se z menu „…" podělo storno a uzamčení?

Přesunuly se do stavového panelu, protože mění stav dokladu. V menu „…" zůstalo to, co stav nemění: stažení PDF nebo ISDOC, odeslání e-mailem, klonování, přidání platby a smazání.

Související stránky

Odemkněte své finanční superschopnosti

Začít zdarma