Jak vystavit fakturu, která obstojí při kontrole? Nejde o hezký formulář — jde o to, aby doklad obsahoval všechny povinné údaje, měl správné evidenční číslo a dorazil klientovi včas. Tento návod vás provede celým postupem: od přípravy přes povinné náležitosti až po odeslání a nejčastější chyby.
Není to daňové poradenství; konkrétní postup si ověřte podle své situace.
Co si připravit před vystavením
Než otevřete prázdný formulář, mějte po ruce čtyři věci:
- Své fakturační údaje. Jméno nebo obchodní firmu, sídlo, IČO a údaj o zápisu ve veřejném rejstříku. Jste-li plátce DPH, také DIČ.
- Informaci, zda jste plátce DPH. Na tom závisí, kterým zákonem se doklad řídí a jestli na něm bude daň. To je nejdůležitější otázka celého procesu.
- Údaje odběratele. Název, adresu a IČO, případně DIČ. V Lucanto stačí zadat IČO a údaje českého nebo slovenského klienta se doplní z rejstříku — a program rovnou ukáže, jestli je klient plátcem DPH.
- Číselnou řadu. Rozhodněte se, jak budete doklady číslovat (více níže).
Když tohle máte, samotné vyplnění je otázka pár minut.
Povinné náležitosti podle zákona
Co musí faktura obsahovat, závisí na jediné věci — jestli jste plátce DPH. Plátce se řídí zákonem o DPH, neplátce zákonem o účetnictví a občanským zákoníkem. Základ obou dokladů je stejný, liší se v dani.
Daňový doklad plátce DPH
Náležitosti vyjmenovává § 29 zákona č. 235/2004 Sb. o DPH. Doklad musí obsahovat:
- označení osoby, která plnění uskutečňuje, a její DIČ,
- označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, a její DIČ, pokud jí bylo přiděleno,
- evidenční číslo dokladu,
- rozsah a předmět plnění,
- den vystavení dokladu,
- den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, liší-li se od data vystavení,
- jednotkovou cenu bez daně a případnou slevu,
- základ daně, sazbu daně a výši daně v korunách.
Zvláštní režimy mají vlastní povinné údaje — u přenesené daňové povinnosti se místo výše daně uvádí sdělení „daň odvede zákazník“.
Faktura neplátce DPH
Neplátce daň neuvádí vůbec — žádnou sazbu, žádnou výši daně. Doklad se řídí zákonem o účetnictví a § 435 občanského zákoníku, který určuje, co patří na obchodní listiny: jméno nebo obchodní firmu, sídlo, IČO a údaj o zápisu ve veřejném rejstříku. K tomu patří evidenční číslo, datum vystavení, popis a rozsah plnění a částka.
Uvedení sazby DPH na faktuře neplátce je chyba, kterou odběratel pozná hned. Vyplatí se doplnit větu „Nejsem plátce DPH“ — vyhnete se dotazu, který by jinak přišel e-mailem.
Jak číslovat faktury
Každý doklad musí mít jedinečné evidenční číslo. Řada má být souvislá a chronologická — čísla nepřeskakujte, jinak si koledujete o zbytečné otázky při kontrole. Formát si volíte sami; běžně se používá rok a pořadí, například 2026001, 2026002.
Vystavujete-li víc typů dokladů (faktury, zálohové faktury, opravné daňové doklady), oddělte si je do samostatných řad s vlastním prefixem. Ručně to znamená hlídat si poslední použité číslo v tabulce. Program to řeší za vás — číslo přidělí sám a duplicitu nedovolí.
Splatnost: do kdy má klient zaplatit
Splatnost není povinná náležitost, je to dohoda mezi vámi a klientem. Uvádíte ji jako datum splatnosti spolu s platebními údaji: číslem účtu a variabilním symbolem.
Když si ji předem nedomluvíte, podle § 1963 občanského zákoníku je podnikatel v prodlení, nezaplatí-li do 30 dnů ode dne doručení faktury. Mezi podnikateli lze sjednat nejvýše 60 dnů, pokud to vůči věřiteli není hrubě nespravedlivé. V praxi se nejčastěji používá 14 dnů — dost dlouho na to, aby klient stihl zaplatit, a dost krátce, aby vám peníze neležely.
Do kdy musíte doklad vystavit
Plátce DPH má 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění (§ 28 zákona o DPH), případně ode dne přijetí úplaty, vznikla-li z ní povinnost přiznat daň. Lhůta se neprodlužuje tím, že patnáctý den padne na víkend.
Neplátce touto lhůtou vázán není. Odkládat fakturaci se ale stejně nevyplácí: čím později doklad odejde, tím později přijdou peníze.
Jak fakturu poslat klientovi
Nejčastěji e-mailem jako PDF. Elektronická faktura je rovnocenná papírové, potřebuje jen souhlas příjemce s elektronickou formou — ten ho zpravidla dává tím, že doklad přijme a zpracuje.
Fakturujete-li v Česku, přidejte na doklad QR kód. Klient jím zaplatí přímo v mobilní bance a nemusí přepisovat číslo účtu, částku ani variabilní symbol — faktura tak bývá uhrazená dřív a s menším rizikem překlepu. Jak to funguje, rozebírá QR kód na faktuře. Co se s dokladem děje potom, ukazuje návod o stavech faktury.
Nejčastější chyby
- Chybějící nebo duplicitní evidenční číslo. Dvě faktury se stejným číslem jsou problém v účetnictví i při kontrole.
- Sazba DPH na faktuře neplátce. Časté u toho, kdo si zkopíroval cizí šablonu.
- Chybí den uskutečnění plnění. Není to totéž co datum vystavení a u plátce je to povinný údaj.
- Faktura vystavená po lhůtě. Patnáct dnů je hmotněprávní lhůta, ne doporučení.
- Oprava přepsáním původní faktury. Už vystavený doklad se neopravuje přepsáním, ale opravným daňovým dokladem.