A emite o factură nu ține de un șablon frumos. Ține de un document care poartă datele corecte, are un număr pe care nu îl mai are nimeni și ajunge la client cât lucrarea este încă proaspătă. Ghidul trece prin tot: ce pregătești, ce intră în document, cum îl numerotezi și unde se pierd banii.
Ce trebuie să conțină o factură stabilește țara din care facturezi, iar regulile diferă mai mult decât ai crede. Aici este ce rămâne valabil aproape peste tot; verifică-ți regulile proprii înainte să îți fixezi un șablon.
Ce pregătești înainte
Înainte să deschizi un formular gol, ai la îndemână patru lucruri:
- Datele tale de facturare. Denumirea legală, sediul, codul de înregistrare și codul de TVA, dacă îl ai.
- Dacă ești sau nu înregistrat în scopuri de TVA. Acest singur răspuns decide dacă taxa apare pe document și schimbă ce altceva este obligatoriu.
- Datele clientului. Denumire, adresă și cod de înregistrare. În Lucanto introduci codul firmei și datele unui client slovac sau ceh se completează din registru — inclusiv dacă este plătitor de TVA.
- O serie de numerotare. Hotărăște formatul înainte de primul document, nu după al douăzecilea.
Cu astea la îndemână, completarea propriu-zisă durează câteva minute.
Ce intră în factură
Indiferent de jurisdicție, o factură răspunde la aceleași întrebări. Cine o citește — clientul, contabilul lui, un inspector peste doi ani — trebuie să vadă:
- Cine facturează și cui. Ambele părți, cu denumirea legală, adresa și codul de înregistrare.
- Un număr unic. Unul per document, niciodată reutilizat.
- Când a fost emisă și când au fost livrate efectiv bunurile sau serviciile. Sunt două date diferite și de multe ori nu coincid.
- Ce ai livrat. O descriere suficient de precisă ca să fie recunoscută, plus cantitatea și prețul unitar.
- Cât se datorează. Totalul, moneda și cum se plătește — contul și o referință de plată.
Dacă ești înregistrat în scopuri de TVA, adaugi codul de TVA, cota aplicată și valoarea taxei. Dacă se aplică un regim special — taxare inversă, regim de marjă, o scutire — documentul trebuie de obicei să o spună în cuvinte, nu doar să omită taxa.
Factura fără TVA
Dacă nu ești înregistrat în scopuri de TVA, lași taxa complet deoparte. Fără cotă, fără valoare a taxei, fără cod de TVA. Restul rămâne exact ca mai sus.
Cea mai frecventă greșeală vine dintr-un șablon copiat: cota de TVA rămâne în document și factura pretinde o taxă pe care nu ai dreptul să o percepi. O linie scurtă care spune că nu ești înregistrat în scopuri de TVA previne e-mailul de lămurire.
Numerotarea
Fiecare factură are nevoie de un număr unic, iar seria trebuie să fie neîntreruptă și cronologică. Golurile și duplicatele sunt primul lucru despre care întreabă oricine îți verifică evidențele.
Formatul îl alegi tu. An plus contor — 2026001, 2026002 — este obișnuit pentru că se sortează corect și îți spune dintr-o privire de ce an ține documentul. Ține serii separate pentru tipuri diferite: facturi, facturi în avans, note de credit.
Făcut manual, asta înseamnă să urmărești ultimul număr folosit și să speri că două documente nu se ciocnesc. Un program atribuie numărul și refuză să îl emită de două ori.
Termenul de plată
Pune o dată de scadență pe fiecare factură. Termenul ține de obicei de înțelegere, nu de o cerință a documentului, dar fără o dată cuvântul „restant" nu înseamnă nimic — și nu ai pe ce să te bazezi când urmărești plata.
Multe țări stabilesc un termen implicit care se aplică dacă nu ați convenit nimic, plus un maxim între firme. Paisprezece zile este o alegere practică frecventă: destul cât clientul să prindă ciclul lui de plăți, destul de scurt cât banii să nu stea o lună în contul altcuiva.
Cum o trimiți
E-mail cu PDF atașat este norma, iar o factură electronică valorează exact cât una pe hârtie. În majoritatea locurilor destinatarul acceptă forma electronică prin simplul fapt că preia documentul și îl procesează.
Acolo unde există un standard de cod QR pentru plată, folosește-l. Clientul scanează codul în aplicația băncii și plata se completează singură — fără cont retastat, fără cifre inversate, fără o factură rămasă neplătită pentru că plata era o corvoadă. Ce se întâmplă cu documentul după ce îl trimiți arată ghidul despre stările facturii.
Greșelile care te costă
- Număr lipsă sau duplicat. Două facturi cu același număr sunt o problemă în evidențe și prima observată la o verificare.
- Cotă de TVA pe factura cuiva neînregistrat. Aproape întotdeauna un șablon copiat.
- Lipsa datei livrării. Nu este totuna cu data emiterii, iar unde este obligatorie, absența ei invalidează documentul.
- Modificarea facturii după ce a plecat. Odată emisă, o factură se corectează cu o notă de credit, nu prin rescrierea originalului.
- Trimiterea târzie. Unele țări impun un termen ferm pentru emiterea documentului. Chiar și unde nu, fiecare zi de așteptare este o zi în plus până la încasare.