Як виставити рахунок так, щоб він витримав перевірку? Ідеться не про гарний бланк, а про документ, у якому є всі обов’язкові дані, унікальний порядковий номер і який вчасно дійшов до замовника. Цей посібник проведе вас усім шляхом: від підготовки через обов’язкові реквізити до надсилання й типових помилок.
Одне уточнення на початок. Ви підприємець, зареєстрований у Словаччині, тож ваш рахунок підпорядковується словацькому праву — саме на ньому стоїть цей текст, а не на українському. Назви законів і параграфів наводимо в оригіналі, щоб ви знайшли їх у будь-якому словацькому джерелі.
Що підготувати перед виставленням рахунка
Перш ніж відкрити порожній бланк, зберіть чотири речі:
- Свої дані. Назву, адресу юридичної адреси або місця підприємницької діяльності, IČO та запис у реєстрі. Якщо ви платник ПДВ — ще й IČ DPH.
- Відповідь на питання, чи ви платник ПДВ. Від цього залежить, за яким законом складається рахунок і чи буде на ньому податок. Це найважливіше питання всього процесу.
- Дані замовника. Назву, адресу та IČO, за потреби IČ DPH. У Lucanto досить увести IČO — дані словацького чи чеського замовника підтягнуться з реєстру, і програма одразу покаже, чи він платник ПДВ.
- Нумераційний ряд. Вирішіть, як нумеруватимете рахунки (докладніше нижче).
Коли це все під рукою, саме заповнення триває кілька хвилин.
Як виставити рахунок: обов’язкові реквізити за законом
Те, що має містити рахунок, залежить від однієї речі — чи ви платник ПДВ. Платник керується законом про ПДВ, неплатник — законом про бухгалтерський облік і Торговельним кодексом. Основа обох документів однакова, різниця в податку.
Рахунок платника ПДВ
Платник керується § 74 ods. 1 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH. Рахунок має містити:
- ідентифікацію постачальника (ім’я або назву, адресу юридичної адреси чи місця підприємницької діяльності) та його IČ DPH,
- ідентифікацію замовника та його IČ DPH, якщо його присвоєно,
- порядковий номер рахунка,
- дату постачання товару або послуги, якщо вона відрізняється від дати виставлення, і дату складання рахунка,
- кількість і вид поставленого товару або обсяг і вид послуги,
- базу оподаткування, ціну за одиницю без податку та знижки, якщо вони є,
- застосовану ставку податку й суму податку в євро.
Ставки ПДВ на 2026 рік — базова 23 % та знижені 19 % і 5 %. При перенесенні податкового зобов’язання або звільненні від податку додайте на рахунок ще й словесну примітку (наприклад, «prenesenie daňovej povinnosti»).
Для документа до 100 € разом із ПДВ можна виставити спрощений рахунок: за § 74 ods. 3 він може не містити даних замовника та ціни за одиницю. Та навіть тоді дані варто наводити повністю, щоб документ був однозначний.
Рахунок неплатника ПДВ
Неплатник не виставляє рахунок за законом про ПДВ — на документі немає ні ПДВ, ні ставки податку. Його стосуються § 10 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve та § 3a Obchodného zákonníka. Рахунок містить:
- словесне й числове позначення документа (слово «Faktúra» та порядковий номер),
- зміст господарської операції та позначення обох сторін,
- назву, юридичну адресу або місце підприємницької діяльності, IČO та запис у реєстрі з номером запису (§ 3a),
- грошову суму або ціну за одиницю виміру та вираження кількості,
- дату складання документа й дату здійснення операції, якщо вона не збігається.
Закон цього не вимагає, але радимо додати примітку «Nie som platiteľom DPH». Замовник тоді одразу бачить, що відрахування ПДВ за цим рахунком заявити не може.
Як правильно нумерувати рахунки
Кожен рахунок мусить мати унікальний порядковий номер. Нумераційний ряд має бути суцільним і хронологічним — номери не пропускайте й не дублюйте, інакше під час перевірки виникнуть зайві запитання. Формат обираєте самі: зазвичай беруть рік і порядок, наприклад 2026001, 2026002.
Якщо ви виставляєте кілька типів документів — рахунки, авансові рахунки, кредит-ноти, — розділіть їх на окремі ряди з власним префіксом. Вручну це означає стежити за останнім використаним номером у таблиці й пильнувати, щоб два документи не дістали однаковий номер. Програма робить це за вас: номер присвоює автоматично й дублікат не пропустить.
Термін оплати: коли замовник має заплатити
Термін оплати не належить до обов’язкових реквізитів за § 74 — це домовленість між вами та замовником. Ви наводите його як дату оплати разом із платіжними даними: IBAN і змінний символ (variabilný symbol).
Якщо термін оплати ви наперед не узгодили, за § 340a Obchodného zákonníka замовник-підприємець прострочує, коли не заплатить протягом 30 днів від дня доставлення рахунка. Між підприємцями можна домовитися щонайбільше про 60 днів, якщо це не є грубо невигідним для кредитора. На практиці найчастіше ставлять 14 днів — достатньо довго, щоб замовник устиг заплатити, і достатньо коротко, щоб ваші гроші не зависали.
До якого часу треба виставити рахунок
Рахунок не можна відкладати нескінченно. За § 73 zákona o DPH ви маєте скласти його протягом 15 днів від дня постачання товару чи послуги або протягом 15 днів від отримання передоплати. У деяких випадках діє строк до кінця календарного місяця, у якому ви отримали платіж. Це матеріально-правовий строк — він не подовжується, навіть якщо п’ятнадцятий день випадає на вихідний чи свято. Тож із рахунком не зволікайте.
Як надіслати рахунок замовнику
Готовий рахунок найчастіше надсилають електронною поштою у форматі PDF. Електронний рахунок рівноцінний паперовому, потрібна лише згода одержувача на електронну форму — при звичайному надсиланні поштою він дає її тим, що приймає й обробляє документ.
Якщо ви виставляєте рахунки у Словаччині або до Чехії, додайте QR-код для оплати. Замовник заплатить ним просто в застосунку банку й не мусить переписувати ні IBAN, ні суму, ні змінний символ — такий рахунок зазвичай оплачують швидше і з меншим ризиком описки. У Lucanto QR-код (SK, CZ) входить до рахунків навіть у тарифі Free. Що відбувається з рахунком після надсилання — коли він виставлений, надісланий чи прострочений — пояснює посібник про стани рахунка.
Як виставити рахунок без помилок: часті хиби
Ті самі помилки повторюють навіть досвідчені підприємці. Обійдіть їх:
- Немає IČ DPH або IČO. Платник мусить навести IČ DPH, неплатник — IČO та запис у реєстрі. Без цього рахунок не відповідає вимогам.
- Діра в нумераційному ряду. Пропущений або задубльований номер — проблема під час перевірки. Тримайте ряд суцільним: як налаштувати нумераційний ряд у Lucanto, зокрема чому чернетка номер ще не витрачає, розбирає окремий посібник.
- Хибна ставка ПДВ. Перевірте, яка ставка належить операції. З 1 січня 2025 року базова ставка становить 23 %, знижені — 19 % і 5 %.
- Переконання, що рахунок потребує печатки й підпису. Не потребує. Рахунок платника ПДВ дійсний і без них — § 74 не відносить їх до реквізитів.
- Запізніле виставлення. Не забувайте про 15-денний строк за § 73.
- Рахунок без платіжних даних. Без IBAN, змінного символу й дати оплати замовник не знає, куди і доки платити.
Найпевніший спосіб уникнути помилок — не тримати реквізити в голові. У Lucanto програма сама підставить порядковий номер, дати та QR-код і не дасть надіслати документ без обов’язкових даних. Що входить у безкоштовний тариф і де починаються платні, показують тарифи.