Що таке авансовий рахунок
Авансовий рахунок — його ще називають проформою або запитом на оплату — це документ, яким ви просите клієнта заплатити, перш ніж постачите товар чи надасте послугу. Він каже, скільки і як заплатити, щоб ви могли почати роботу або замовити матеріали з меншим ризиком лишитися без грошей.
У більшості місць авансовий рахунок не є податковим документом і не потрапляє до бухгалтерських записів. Це прохання оплатити, а не підтвердження, що продаж відбувся. Рахунок-фактура, який справді зобов’язує, приходить пізніше — після постачання або, у багатьох юрисдикціях, після того, як гроші реально надійшли.
Авансовий рахунок чи проформа
У живій мові це те саме, і слова вживають як синоніми. Там, де межу все ж проводять, вона стосується суми:
- Авансовий рахунок зазвичай просить часткову оплату — аванс перед довшою роботою.
- Рахунок-проформа частіше просить усю суму наперед і подекуди виконує роль цінової пропозиції або документа, потрібного на митниці для міжнародних постачань.
Для обліку різниця між ними менша, ніж різниця між будь-яким із них і рахунком-фактурою.
Що має містити
Виглядає як рахунок і несе загалом ті самі дані — з однією важливою відмінністю:
- Позначку, з якої ясно, що це авансовий рахунок або проформа, а не податковий документ.
- Власний номер, найкраще з окремого ряду, а не з ряду рахунків-фактур.
- Дані обох сторін і те, що буде постачено.
- Суму і спосіб оплати — рахунок у банку, призначення платежу, за потреби QR-код.
- Строк, до якого ви очікуєте аванс.
Як із нього виходить рахунок-фактура
Після оплати (або після постачання, залежно від місцевих правил) ви виставляєте остаточний рахунок. Він посилається на авансовий, віднімає вже сплачене й показує залишок. У клієнта таким чином лишається документ, з якого видно весь шлях, а бухгалтерові не доводиться шукати, що до чого належить.
Податковий бік
Тут закінчується те, що можна сказати загально. Чи і коли отримання авансу запускає податковий обов’язок, який документ виставляється в цей момент і як це відображається у звітності, залежить від країни, в якій ви виставляєте рахунки — і правила змінюються.
Спільне майже скрізь одне: сам авансовий рахунок не є податковим документом, але отримана оплата вже може мати податкові наслідки. Перевірте місцеві правила або запитайте бухгалтера, перш ніж покладатися на певний порядок.
Авансові рахунки в Lucanto
У Lucanto авансовий рахунок — це окремий тип документа з власним рядом нумерації, тож він не змішується з рахунками-фактурами. Після оплати ви створюєте з нього остаточний рахунок через наступний документ: зв’язок виникає сам, а отриманий аванс віднімається.
Авансові рахунки входять у платні тарифи (Starter і вище) — що саме в кожному, дивіться в тарифах.