Zahlung anfordern oder Zahlung abrechnen?
Eine Anzahlungsrechnung und eine Pro-forma-Rechnung können ähnlich aussehen, aber unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Die Pro-forma-Rechnung wird häufig genutzt, um Preis, Leistung und Zahlungsdaten vorab mitzuteilen. Sie sollte klar als solche gekennzeichnet sein. Ein Beleg über eine tatsächlich erhaltene Anzahlung kann dagegen steuerlich relevant sein. Ob das der Fall ist und welche Pflichtangaben gelten, unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und anderen Ländern.
Nachvollziehbare Verbindung zum Endbeleg
Vergeben Sie für Dokumenttypen eindeutige Nummern und halten Sie fest, welcher Betrag bereits gezahlt wurde. In der späteren Schlussrechnung sollte der Bezug zur Anzahlung sichtbar sein, damit Kunde und Buchhaltung den offenen Rest erkennen. Lucanto unterstützt eigene Dokumenttypen und verknüpfte Folgedokumente; prüfen Sie vor dem Versand trotzdem Bezeichnung, Steuerangaben und Zeitpunkt.
Keine pauschale Steuerregel
Aus der bloßen Erstellung einer Pro-forma-Rechnung lässt sich nicht ableiten, wann Umsatzsteuer entsteht. Ebenso wenig lässt sich eine erhaltene Anzahlung ohne Blick auf das Land und den Umsatz beurteilen. Lassen Sie den geplanten Ablauf von Ihrer Steuerberatung prüfen, besonders bei grenzüberschreitenden Leistungen oder wenn Ihr Kunde vor der Lieferung zahlt.
Häufig gestellte Fragen zur Anzahlungsrechnung
Ist eine Pro-forma-Rechnung dasselbe wie eine Anzahlungsrechnung?
Nicht zwingend. Eine Pro-forma-Rechnung kann eine Zahlungsaufforderung ohne die Wirkung einer Rechnung sein. Eine Anzahlungsrechnung kann einen steuerlich relevanten Zahlungsvorgang dokumentieren. Entscheidend sind Inhalt, Zeitpunkt und die Regeln des jeweiligen Landes.
Muss ich nach einer Anzahlung eine Schlussrechnung ausstellen?
Der Gesamtvorgang und bereits gezahlte Beträge sollten in der abschließenden Abrechnung erkennbar sein. Welche Rechnung wann erforderlich ist, lässt sich nur anhand der anwendbaren Regeln und Ihres konkreten Geschäftsfalls beantworten.
Kann Lucanto Anzahlungsbelege verknüpfen?
Ja. Lucanto verwaltet Anzahlungsbelege als eigenen Dokumenttyp und kann Folgedokumente miteinander verbinden. Prüfen Sie trotzdem, ob die Angaben des Belegs den Anforderungen für Ihren Markt entsprechen.