Zahlung anfordern oder Zahlung abrechnen?
Eine Anzahlungsrechnung und eine Pro-forma-Rechnung können ähnlich aussehen, aber unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Die Pro-forma-Rechnung wird häufig genutzt, um Preis, Leistung und Zahlungsdaten vorab mitzuteilen. Sie sollte klar als solche gekennzeichnet sein. Ein Beleg über eine tatsächlich erhaltene Anzahlung kann dagegen steuerlich relevant sein. Ob das der Fall ist und welche Pflichtangaben gelten, unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und anderen Ländern.
Nachvollziehbare Verbindung zum Endbeleg
Vergeben Sie für Dokumenttypen eindeutige Nummern und halten Sie fest, welcher Betrag bereits gezahlt wurde. In der späteren Schlussrechnung sollte der Bezug zur Anzahlung sichtbar sein, damit Kunde und Buchhaltung den offenen Rest erkennen. Lucanto unterstützt eigene Dokumenttypen und verknüpfte Folgedokumente; prüfen Sie vor dem Versand trotzdem Bezeichnung, Steuerangaben und Zeitpunkt.
Keine pauschale Steuerregel
Aus der bloßen Erstellung einer Pro-forma-Rechnung lässt sich nicht ableiten, wann Umsatzsteuer entsteht. Ebenso wenig lässt sich eine erhaltene Anzahlung ohne Blick auf das Land und den Umsatz beurteilen. Lassen Sie den geplanten Ablauf von Ihrer Steuerberatung prüfen, besonders bei grenzüberschreitenden Leistungen oder wenn Ihr Kunde vor der Lieferung zahlt.