Ce este o factură avans
Factura avans — numită și proformă sau cerere de plată — este documentul prin care ceri clientului să plătească înainte să livrezi bunurile sau să prestezi serviciul. Îi spune cât și cum să plătească, astfel încât tu să poți începe lucrul (sau să comanzi materiale) cu un risc mai mic de a rămâne neplătit.
În majoritatea locurilor, factura avans nu este document fiscal și nu intră în evidența contabilă. Este o cerere de plată, nu dovada că o vânzare a avut loc. Factura propriu-zisă, cea care obligă, vine mai târziu — după livrare sau, în multe jurisdicții, după încasarea efectivă a banilor.
Factură avans sau proformă
În vorbirea curentă este același lucru, iar termenii se folosesc unul în locul celuilalt. Acolo unde se trage totuși o linie, ea ține de sumă:
- Factura avans cere de regulă o plată parțială — un avans înaintea unei lucrări mai lungi.
- Factura proformă cere mai des întreaga sumă în avans și servește uneori și ca ofertă de preț sau ca document necesar la vamă pentru livrări internaționale.
Pentru contabilitate, diferența dintre ele este mai mică decât diferența dintre oricare din ele și factura propriu-zisă.
Ce trebuie să conțină
Arată ca o factură și poartă în mare aceleași date — cu o deosebire care contează:
- O mențiune din care reiese clar că este factură avans sau proformă, nu document fiscal.
- Un număr propriu, ideal dintr-o serie separată, nu din seria facturilor.
- Datele ambelor părți și ce urmează să fie livrat.
- Suma și modul de plată — contul, referința, eventual un cod QR.
- Termenul până la care se așteaptă avansul.
Cum devine factură propriu-zisă
După plată (sau după livrare, în funcție de regulile locale) emiți factura finală. Aceasta face trimitere la cea de avans, scade ce s-a achitat deja și arată suma rămasă. Clientul rămâne astfel cu un document din care se vede tot parcursul, iar contabilul nu trebuie să caute ce ține de ce.
Tratamentul fiscal
Aici se termină ce se poate spune la nivel general. Dacă și când încasarea unui avans declanșează obligația fiscală, ce document se emite în acel moment și cum se reflectă în declarații depind de țara în care facturezi — iar regulile se schimbă.
Ce este comun aproape peste tot: factura avans în sine nu este document fiscal, dar plata încasată poate avea deja consecințe fiscale. Verifică regulile locale sau întreabă un contabil înainte să te bazezi pe un anumit tratament.
Facturile avans în Lucanto
În Lucanto emiți factura avans ca tip propriu de document, cu serie proprie de numerotare, deci nu se amestecă cu facturile propriu-zise. După plată creezi din ea factura finală prin Document subsecvent; legătura se face singură, iar avansul încasat se scade.
Facturile avans intră în planurile plătite (Starter și mai sus) — ce conține fiecare este în prețuri.