Що таке кредит-нота
Кредит-нота — це документ, який зменшує суму вже виданого рахунка-фактури. Ви надсилаєте її тоді, коли виставлена сума має стати меншою: клієнт повернув товар, частину замовлення скасовано або ви домовилися про знижку вже після того, як рахунок пішов.
Думайте про неї як про «негативний рахунок»: вона посилається на первинний документ і каже точно, що змінилося, замість того щоб замінювати рахунок цілком.
Коли виставляють кредит-ноту
Звичних ситуацій три:
- Повернення або скасування. Клієнт відправляє товар назад, або частина замовлення (чи все замовлення) більше не відбудеться.
- Знижка, узгоджена після виставлення. Знижка, бонус або добровільна поступка, надані вже після того, як рахунок вийшов.
- Виправлення суми. Первинний рахунок попросив забагато — з якоїсь причини, крім звичайної друкарської помилки.
Кредит-нота, дебет-нота чи скасування
Ці три речі часто плутають, хоча вони розв’язують різні задачі:
- Кредит-нота зменшує суму попереднього рахунка.
- Дебет-нота робить протилежне — збільшує суму, наприклад коли ви виставили замало.
- Скасування рахунка — щось геть інше: його застосовують, коли рахунка взагалі не мало бути (дублікат або виданий помилково), а не коли змінився сам продаж.
Практична різниця така: кредит-нота і дебет-нота виправляють реальну операцію, а скасування прибирає документ, якому не було чого описувати.
Що має містити
Кредит-нота схожа на рахунок і несе загалом ті самі дані:
- Власний номер і дату виставлення.
- Посилання на первинний рахунок — його номер і зазвичай дату.
- Дані обох сторін, так само як на первинному рахунку.
- Що саме виправляється і на скільки — рядки, яких це стосується, і сума зменшення.
- Відповідний податок, якщо первинний рахунок його ніс: він виправляється разом із базою.
Податковий бік
Тут закінчується те, що можна сказати загально. Чи і як виправляється податок, у якому періоді показують виправлення і які обов’язкові посилання мають бути в документі, залежить від країни, в якій ви виставляєте рахунки — і правила змінюються.
Спільне майже скрізь одне: законодавство передбачає шлях виправити виданий рахунок, а не шлях зробити так, ніби його не було. Перевірте місцеві правила або запитайте бухгалтера, перш ніж покладатися на певний порядок.
Кредит-ноти в Lucanto
У Lucanto кредит-нота виставляється через наступний документ, прямо з первинного рахунка. Зв’язок з оригіналом виникає сам, тож не треба шукати, який рахунок ви виправляєте, а в списку обидва документи видно поруч. Номер присвоюється з вашого ряду нумерації, тому ряд лишається безперервним.
Якщо сума зростає, а не зменшується, тим самим шляхом ви виставляєте дебет-ноту.