Co je zálohová faktura
Zálohová faktura — také proforma, předfaktura nebo výzva k platbě — je doklad, kterým žádáte zákazníka, aby zaplatil dřív, než dodáte zboží nebo poskytnete službu. Říká mu, kolik a jak má zaplatit, takže můžete začít pracovat (nebo objednat materiál) s nižším rizikem, že nedostanete nic.
Na většině míst zálohová faktura není daňový doklad a nepatří do účetní evidence. Je to žádost o platbu, ne důkaz, že se obchod uskutečnil. Skutečná, závazná faktura přichází později — po dodání, nebo v řadě zemí po přijetí platby.
Zálohová faktura versus proforma
V běžné řeči je to totéž a pojmy se zaměňují, stejně jako „předfaktura“ nebo „výzva k platbě“. Kde se hranice přece jen vede, jde obvykle o částku:
- Zálohová faktura zpravidla žádá o část ceny — zálohu před delší zakázkou.
- Proforma faktura častěji žádá o celou částku předem a někdy slouží zároveň jako cenová nabídka nebo jako doklad potřebný pro celní řízení u zásilek do zahraničí.
Pro účetní účely je rozdíl mezi nimi menší než rozdíl mezi oběma a skutečnou fakturou.
Co na zálohovou fakturu patří
Vypadá jako faktura a nese v zásadě stejné údaje — s jedním rozdílem, který je důležitý:
- Označení, ze kterého je jasné, že jde o zálohovou fakturu nebo proformu, ne o daňový doklad.
- Vlastní číslo, ideálně z vlastní řady, ne z řady skutečných faktur.
- Údaje obou stran a co se dodá.
- Částka a způsob platby — účet, variabilní symbol, případně QR kód.
- Termín, do kdy má být záloha uhrazena.
Jak se z ní stane skutečná faktura
Po zaplacení (nebo po dodání, podle místních pravidel) vystavíte konečnou fakturu. Ta se odvolá na zálohovou, odečte, co už bylo uhrazeno, a uvede zbývající částku. Zákazník tak má v ruce jeden doklad, ze kterého je vidět celý průběh, a účetní nemusí dohledávat, co k čemu patří.
Daňová stránka
Tady končí to, co se dá říct obecně. Jestli a kdy přijetí zálohy zakládá daňovou povinnost, jaký doklad se v tu chvíli vystavuje a jak se to promítne do přiznání, závisí na zemi, ve které fakturujete — a pravidla se mění.
Co platí skoro všude: zálohová faktura sama o sobě daňovým dokladem není, ale přijatá platba už daňové důsledky mít může. Ověřte si místní pravidla nebo se zeptejte účetní, než se na konkrétní postup spolehnete.
Zálohové faktury v Lucanto
V Lucanto vystavíte zálohovou fakturu jako vlastní typ dokladu s vlastní číselnou řadou, takže se nemíchá se skutečnými fakturami. Po zaplacení z ní přes Navazující doklad vytvoříte konečnou fakturu; vazba mezi nimi vznikne sama a uhrazená záloha se odečte.
Zálohové faktury patří do placených plánů (Starter a vyšší) — co je ve kterém, je v ceníku.