Що таке онлайн-рахунок
Онлайн-рахунок — це не файл на комп’ютері, який випадково є PDF. Це документ, який ви створюєте, надсилаєте і зберігаєте у хмарі: відкриваєте браузер, заповнюєте форму, а програма бере на себе те, в чому найлегше помилитися — номер із ряду, розрахунок податку, обов’язкові поля.
Практична різниця видно радше згодом, ніж у момент виставлення. Рахунок лежить не в теці одного ноутбука, а в обліковому записі, до якого ви дістанетеся звідки завгодно, поруч з усіма іншими та в одному безперервному ряду.
Чому не Word чи Excel
Шаблон нічого не перевіряє. Він дасть вам повторно використати номер, пропустити обов’язкове поле або помилитися в цифрі банківського рахунка — і жодна з цих речей не виявиться, поки документ не піде клієнтові.
Онлайн-програма стежить за цим замість вас: номер присвоюється автоматично, дані клієнта приходять з реєстру, де він є, податок рахується, а не вписується формулою, і готовий документ лежить в обліковому записі, а не в теці, яку ще треба знайти.
Ця сторінка — про те, що вміє виставлення рахунків онлайн.
| Крок | Що відбувається |
|---|---|
| 1 — клієнт | Ви пишете назву або реєстраційний номер. Для словацьких і чеських компаній адреса та податкові номери підтягуються з реєстру; для решти ви вводите їх один раз, і програма їх запам’ятовує. |
| 2 — рядки | Опис, кількість, ціна. Програма рахує податок і підсумки, а ви вибираєте мову документа та валюту. |
| 3 — номер | Присвоюється з вашого ряду під час видачі, тож ряд лишається безперервним і жоден номер не використовується двічі. |
| 4 — надсилання | Ви завантажуєте PDF або надсилаєте документ поштою просто з Lucanto — на платних тарифах. В обліковому записі він лишається в обох випадках. |
Виставляйте з ноутбука або з телефона
Оскільки програма працює в браузері, немає чого встановлювати й нема чого оновлювати. Ви входите з ноутбука за столом або з телефона дорогою з об’єкта — це той самий обліковий запис із тими самими даними.
Найбільше це важить у проміжку між завершенням роботи та виставленням рахунка за неї. Рахунок, надісланий того ж дня, зазвичай оплачують швидше, ніж той, що чекає, поки ви повернетеся до певного комп’ютера.
Рахунки за кордон: валюта і мова
Дві речі вирішують, чи зможе клієнт з іншої країни заплатити вам без тертя — чи прочитає він документ і чи сума в зрозумілій для нього валюті.
Lucanto готує рахунок словацькою, чеською, англійською або румунською і в іншій валюті за курсом ЄЦБ. І те, і те доступне на всіх тарифах, включно з Free. Що робити з податком при транскордонному продажу — окреме питання, і воно залежить від того, де перебувають обидві сторони; його варто перевірити або запитати бухгалтера.
Завантажте документ і дайте AI його прочитати
Виставлення рахунків — лише половина справи; друга половина — те, що заплатили ви. Lucanto дістає із завантаженого документа постачальника, суму й дату, тож витрата стає записом, а не роботою з переписування. Розпізнавання за допомогою AI доступне на платних тарифах, від Starter і вище.
Від пропозиції до оплаченого рахунка
Робота рідко починається з рахунка. Вона починається з комерційної пропозиції, іноді з авансу, і лише потім приходить рахунок — а кожен крок зазвичай означає переписування тих самих даних.
У Lucanto вони пов’язані: з пропозиції виходить авансовий рахунок, з авансового — остаточний, а дані переносяться. Пропозиції, авансові рахунки і цей пов’язаний потік доступні на платних тарифах, від Starter; співпраця з бухгалтером — у PRO і Business.
Чи мають онлайн-рахунки юридичну силу?
Практично скрізь так. Електронний рахунок зазвичай має ту саму вагу, що й паперовий, — цей принцип давно усталений у Європейському Союзі та далеко за його межами.
Від країни до країни різняться деталі: чи має отримувач погодитися отримати рахунок електронно, що ви маєте бути здатні гарантувати про документ (як правило, що зрозуміло, хто його видав, що його зміст не змінювався і що його можна прочитати) і як довго його треба зберігати. Документ, виданий у Lucanto, має визначеного видавця, зберігається незміненим і читається як PDF — але вимога, якій він має відповідати, це вимога країни, в якій ви виставляєте рахунки. Саме її й перевірте.
Зберігання рахунків
Строки встановлює національне законодавство, і рахують їх у роках. Оскільки обов’язок довгий, де лежать документи, важить більше, ніж здається спочатку: хмарний архів ви дістанете й через роки, а теку на ноутбуці, який тим часом змінили, — ні.
Lucanto зберігає ваші рахунки в обліковому записі на всіх тарифах і додає десятирічний цифровий архів у PRO і Business.