Ce este o factură online
Factura online nu este un fișier din calculator care se întâmplă să fie PDF. Este un document pe care îl creezi, îl trimiți și îl păstrezi în cloud — deschizi un browser, completezi un formular, iar programul face partea în care se greșește ușor: numărul din serie, calculul taxei, câmpurile obligatorii.
Diferența practică se vede mai degrabă mai târziu decât în momentul emiterii. Factura nu stă în folderul unui laptop, ci într-un cont la care ajungi de oriunde, lângă toate celelalte și într-o singură serie neîntreruptă.
De ce nu Word sau Excel
Un șablon nu verifică nimic. Te lasă să refolosești un număr, să omiți un câmp obligatoriu sau să greșești o cifră din contul bancar — și niciuna dintre acestea nu iese la iveală înainte ca documentul să fi plecat.
Un program online le urmărește în locul tău: numărul se atribuie automat, datele clientului vin din registru acolo unde există unul, taxa se calculează în loc să fie scrisă într-o formulă, iar documentul gata făcut este în cont, nu într-un folder pe care trebuie să îl găsești.
Pagina aceasta este despre ce face facturarea online. Dacă încă facturezi într-un tabel și te întrebi cum să treci mai departe — inclusiv cum continui numerotarea existentă — asta este în facturare în Excel și cum treci online.
| Pas | Ce se întâmplă |
|---|---|
| 1 — clientul | Scrii denumirea sau numărul de înregistrare. Pentru firmele slovace și cehe adresa și codurile fiscale se completează din registru; în rest le introduci o dată, iar programul le reține. |
| 2 — liniile | Descriere, cantitate, preț. Programul calculează taxa și totalurile, iar tu alegi limba documentului și moneda. |
| 3 — numărul | Se atribuie din seria ta la emitere, așa că seria rămâne neîntreruptă și niciun număr nu se folosește de două ori. |
| 4 — trimiterea | Descarci PDF-ul sau trimiți documentul pe e-mail direct din Lucanto, în planurile plătite. În cont îți rămâne oricum. |
Facturează de pe laptop sau de pe telefon
Pentru că programul rulează în browser, nu ai ce instala și ce actualiza. Te autentifici de pe laptopul de la birou sau de pe telefon, în drum de la o lucrare, și este același cont cu aceleași date.
Contează cel mai mult în intervalul dintre terminarea muncii și facturarea ei. O factură trimisă în aceeași zi se încasează de obicei mai repede decât una care așteaptă să ajungi înapoi la un anumit calculator.
Facturare în străinătate: monedă și limbă
Două lucruri hotărăsc dacă un client din altă țară îți poate plăti fără fricțiuni — dacă poate citi documentul și dacă suma este într-o monedă care are sens pentru el.
Lucanto emite factura în română, slovacă, cehă sau engleză și în altă monedă, cu cursul preluat de la BCE. Ambele sunt în toate planurile, inclusiv Free. Ce faci cu taxa la o vânzare transfrontalieră este o întrebare separată și depinde de unde sunt stabilite ambele părți — pe aceea merită să o verifici sau să o întrebi pe contabil.
Încarcă documentul și lasă AI-ul să-l citească
Facturarea este doar jumătate; cealaltă este ce ai plătit tu. Lucanto extrage din documentul încărcat furnizorul, suma și data, așa că o cheltuială devine o înregistrare, nu o muncă de rescriere. Extragerea cu AI este în planurile plătite, de la Starter în sus.
De la ofertă la factura încasată
O lucrare începe rareori cu factura. Începe cu o ofertă, uneori cu un avans, și abia apoi vine factura — iar fiecare pas înseamnă de obicei rescrierea acelorași date.
În Lucanto ele se leagă: din ofertă iese factura avans, din cea de avans factura finală, iar datele se transferă. Ofertele, facturile avans și acest flux legat sunt în planurile plătite, de la Starter; colaborarea cu contabilul este în PRO și Business.
Sunt facturile online valabile juridic?
Practic peste tot, da. Factura electronică are de regulă aceeași greutate ca cea pe hârtie — principiul este demult așezat în Uniunea Europeană și dincolo de ea.
Ce diferă de la o țară la alta sunt detaliile: dacă destinatarul trebuie să fie de acord să o primească electronic, ce trebuie să poți garanta despre document (de obicei că se știe cine l-a emis, că nu i s-a schimbat conținutul și că se poate citi) și cât timp trebuie păstrat. Un document emis în Lucanto are un emitent identificabil, se salvează nemodificat și se citește ca PDF — dar cerința pe care trebuie să o îndeplinească este cea din țara în care facturezi. Pe aceea verific-o.
Păstrarea facturilor
Termenele sunt stabilite de legislația națională și se socotesc în ani. Fiindcă obligația este lungă, contează unde stau documentele mai mult decât pare la prima vedere: o arhivă în cloud o scoți și după ani, un folder de pe un laptop care între timp a fost schimbat, nu.
Lucanto păstrează facturile în cont în toate planurile și adaugă o arhivă digitală de zece ani în PRO și Business.