Co je online faktura
Online faktura není soubor v počítači, který je náhodou PDF. Je to doklad, který vytvoříte, odešlete a uchováváte v cloudu — otevřete prohlížeč, vyplníte formulář a program udělá to, v čem se dá snadno chybovat: pořadové číslo, výpočet daně, povinné údaje.
Praktický rozdíl se ukáže spíš později než při vystavení. Faktura není ve složce jednoho notebooku, ale v účtu, ke kterému se dostanete odkudkoli, vedle všech ostatních a v jedné souvislé číselné řadě.
Proč ne Word nebo Excel
Šablona nekontroluje nic. Nechá vás použít číslo podruhé, vynechat povinný údaj nebo přepsat jednu číslici v čísle účtu — a nic z toho se neukáže dřív, než doklad odejde.
Online program tohle hlídá za vás: číslo přidělí automaticky, údaje odběratele natáhne z rejstříku, kde nějaký je, daň spočítá místo ručního vzorce a hotový doklad máte v účtu, ne ve složce, kterou musíte najít.
Tahle stránka je o tom, co online fakturace umí. Pokud ještě fakturujete v tabulce a řešíte, jak z ní odejít — včetně navázání na stávající číslování — ten postup rozebírá fakturace v Excelu a jak přejít online.
| Krok | Co se stane |
|---|---|
| 1 — odběratel | Napíšete název nebo IČO. U českých a slovenských firem se adresa i daňová čísla doplní z rejstříku; jinde je zadáte jednou a program si je zapamatuje. |
| 2 — položky | Popis, množství, cena. Program dopočítá daň i součty a vy zvolíte jazyk dokladu a měnu. |
| 3 — číslo | Přidělí se z vaší číselné řady při vystavení, takže řada zůstane souvislá a žádné číslo se nepoužije dvakrát. |
| 4 — odeslání | Stáhnete PDF, nebo doklad odešlete e-mailem přímo z Lucanto v placených plánech. V účtu vám zůstane tak jako tak. |
Fakturujte z notebooku i z mobilu
Protože program běží v prohlížeči, není co instalovat ani aktualizovat. Přihlásíte se z notebooku u stolu i z telefonu cestou ze zakázky a je to tentýž účet se stejnými daty.
Nejvíc to znamená v mezeře mezi dokončením práce a vyfakturováním. Faktura odeslaná týž den bývá zaplacená dřív než ta, která čeká, až budete zpátky u konkrétního počítače.
Fakturace do zahraničí: měna i jazyk
O tom, jestli vám zahraniční klient zaplatí bez tření, rozhodují dvě věci — jestli dokladu rozumí a jestli je částka v měně, která mu dává smysl.
Lucanto vystaví fakturu v češtině, slovenštině, angličtině, rumunštině nebo němčině a v cizí měně s kurzem načteným z ECB. Obojí je ve všech plánech včetně Free. Jak je to s daní u přeshraničního plnění, je otázka sama pro sebe a závisí na tom, kde sídlí obě strany — tu si ověřte, nebo se zeptejte účetní.
Nahrajte doklad a výdaje nechte na AI
Fakturace je jen polovina; druhá je to, co jste zaplatili vy. Lucanto vytěží z nahraného dokladu dodavatele, částku i datum, takže z výdaje je záznam, ne přepisování. AI vytěžení je v placených plánech, od Starteru výš.
Od cenové nabídky po zaplacenou fakturu
Zakázka málokdy začíná fakturou. Začíná nabídkou, někdy zálohou a teprve pak přijde faktura — a každý ten krok obvykle znamená přepsat tytéž údaje znovu.
V Lucanto na sebe navazují: z nabídky vznikne zálohová faktura, ze zálohové konečná a údaje se přenesou. Cenové nabídky, zálohové faktury a tenhle propojený sled jsou v placených plánech od Starteru; spolupráce s účetní v plánech PRO a Business.
Jsou online faktury právně platné?
Prakticky všude ano. Elektronická faktura má zpravidla stejnou váhu jako papírová — tenhle princip je v EU i mimo ni dávno usazený.
Co se liší stát od státu, jsou podrobnosti: jestli příjemce musí se zasláním elektronicky souhlasit, co musíte být schopni o dokladu zaručit (typicky že je jasné, kdo ho vystavil, že se obsah nezměnil a že je čitelný) a jak dlouho ho uchovávat. Doklad z Lucanto má jednoznačného vystavitele, ukládá se nezměněný a je čitelný jako PDF — ale požadavek, který musí splnit, je ten platný tam, kde fakturujete. Ověřte si ho.
Uchovávání faktur
Lhůty stanoví národní právo a počítají se na roky. Protože je povinnost dlouhá, záleží na tom, kde doklady leží, víc, než se na první pohled zdá: cloudový archiv vytáhnete i po letech, složku na notebooku, který už dávno není, ne.
Lucanto drží faktury v účtu ve všech plánech a v PRO a Business přidává desetiletý digitální archiv.