Fakturace v Excelu je úplně rozumný začátek. První fakturu v životě nikdo nevystavuje v programu — otevře tabulku, přepíše údaje a pošle PDF. Problém není v tom, že by to nefungovalo. Problém je, že vám tabulka nikdy neřekne, kdy to fungovat přestane.
Tenhle návod je o tom, jak ten moment poznat a co s ním udělat.
Kdy fakturace v Excelu přestane stačit
Není to o počtu faktur. Je to o tom, kolik věcí kolem nich už hlídáte v hlavě. Pět signálů, které chodí spolu:
- Kopírujete poslední fakturu a přepisujete ji. Znamená to, že váš „systém“ je poslední soubor — a s ním se kopíruje i to, co jste v něm přehlédli.
- Musíte si ověřit, jaké číslo jde dál. Číselná řada má být souvislá. Když si jí nejste jistí, už ji nehlídáte vy, ale náhoda.
- Nevíte z hlavy říct, kdo vám dluží. Tabulka eviduje, co jste vystavili. Ne to, co vám přišlo na účet.
- Údaje klienta přepisujete z e-mailu. Překlep v IČO nebo v adrese se najde až na dokladu, který už odešel.
- Účetní vám doklady vrací. To je nejdražší signál, protože přichází s měsíčním zpožděním.
Pokud jste našli dva a víc, Excel už není nástroj, ale režie.
Tatáž faktura v tabulce
Takhle vypadá běžná faktura v tabulkovém procesoru. Dvě položky, DPH 23 %, celkem 1 586,70 €.
Funguje to. Všimněte si ale, co všechno drží pohromadě jen vaše pozornost: vzorec =F18*0,23 v buňce s DPH, ručně napsané číslo faktury, DIČ odběratele, které nemá co ověřit. Nic z toho vám tabulka nezkontroluje.
Tatáž faktura v programu
Stejná čísla, jiné rozdělení práce. Sazbu vybíráte, nepočítáte; souhrn dokladu ukazuje základ daně a výši DPH zvlášť; číslo se přidělí z číselné řady při vystavení, takže ho nemusíte hlídat.
Co se přechodem opravdu změní
Rozdíl není v tom, že faktura vypadá hezčí. Je v tom, co za vás program hlídá.
| Excel / papír | Online program | |
|---|---|---|
| Údaje o firmě | přepíšete ručně | doplní se podle IČO z rejstříku |
| Číselné řady | hlídáte sami | jdou automaticky za sebou |
| Kontrola plátce DPH | žádná | součást nástroje |
| Přehled o úhradách | vedete zvlášť | stav vidíte na dokladu |
| Přístup k dokladům | jeden počítač | odkudkoli přes prohlížeč |
Doplnění údajů podle IČO funguje pro české i slovenské firmy — zadáte číslo a název, sídlo i DIČ se doplní z rejstříku. U klienta z jiné země je vyplníte jednou ručně a program si je zapamatuje.
Přechod krok za krokem
Migrace zní strašidelněji, než ve skutečnosti je. Od registrace po první vystavenou fakturu je to otázka pár minut a nemusíte při tom ztratit ani jeden starý doklad.
1. Nastavte firmu a navažte na číselnou řadu
Nahrajte logo, doplňte údaje o firmě a bankovní účet. Pak to důležité: nastavte číselnou řadu tak, aby navázala na poslední číslo, které jste vystavili v Excelu. Slouží k tomu pole „První číslo číselné řady“ — celé nastavení podrobně popisuje návod o číselných řadách. Tohle je jediný krok, který se vyplatí udělat pozorně — číselná řada má být souvislá a přečíslovat už odeslané doklady zpětně nejde.
2. Přeneste kontakty, ne historii
Seznam klientů nahrajete z Excelu najednou, místo ručního přepisování. Staré faktury přenášet netřeba — jsou vystavené a archivované tam, kde jsou. Do programu patří to, co budete používat dál.
3. Vystavte testovací fakturu sobě
Dřív než pošlete první ostrý doklad, vystavte fakturu sami sobě. Uvidíte přesně to, co uvidí klient: logo, číslo, formát i to, jak doklad dorazí do e-mailu. Pokud si potřebujete osvěžit, co na faktuře musí být, podívejte se na jak správně vystavit fakturu.
4. Domluvte se s účetní
Zeptejte se jí, v jakém formátu chce podklady, dřív než jí pošlete první měsíc. Ve vyšších plánech (PRO a Business) ji pozvete přímo do systému a vidíte stejná data; jinak jí doklady předáte exportem. Dohoda na začátku ušetří měsíc dohadování před termínem.
Co si z Excelu přenést a co tam nechat
Nejčastější chyba při migraci je snaha přenést všechno.
Přeneste: seznam klientů, údaje o své firmě, formát a poslední hodnotu číselné řady, případně položky, které fakturujete opakovaně.
Nechte být: už vystavené faktury, cenové rozbory, poznámky k projektům. Archiv minulých let má svou hodnotu přesně tam, kde je — jako neměnný záznam. Přepisovat ho do nového nástroje jen proto, aby bylo „všechno na jednom místě“, je práce bez výsledku.
Co čekat první měsíc
První dva tři doklady budou trvat déle než v Excelu. Hledáte, kde co je, a to je normální. Od čtvrtého je to rychlejší, protože klienti i položky už jsou v systému a faktura se skládá výběrem, ne psaním.
Na co se vyplatí podívat hned v prvním měsíci:
- Jestli vám sedí číslování — zkontrolujte první doklad proti poslednímu z Excelu.
- Jak doklad vypadá u klienta — otevřete si testovací fakturu v mobilu, nejen na monitoru.
- Co je ve Free plánu a co ne — bezplatný plán zvládne neomezený počet jednorázových faktur, 50 klientů, doplnění údajů podle IČO, QR kód na faktuře, fakturu v cizím jazyce i v cizí měně, kontrolu plátců DPH a jeden bankovní účet. Doklad klientovi z Lucanto přímo neodešlete — stáhnete si ho jako PDF. Detaily jsou na stránce faktura zdarma.
Věci, které řeší rostoucí firma — AI vytěžení údajů z nahraného dokladu, cenové nabídky a zálohové faktury, odeslání dokladu přímo z Lucanto, pravidelné faktury, párování plateb s bankou přes PSD2 nebo přizvání účetní do systému — patří do placených plánů. Co je ve kterém, je přehledně v ceníku.
A ještě jedna věc, kterou je férové říct dopředu: mobilní aplikace se skenerem účtenek, automatické upomínky neplatičům a plná podpora e-faktur přes Peppol jsou u Lucanto zatím v přípravě, ne hotové. Pokud vám jiný nástroj takovou funkci slibuje, ověřte si, jestli existuje, nebo je jen označená jako „brzy“.