# Fakturace v Excelu: kdy přestane stačit a jak přejít online

Zdroj: https://lucanto.eu/cs/blog/fakturace-v-excelu
Autor: Erich Stark
Publikováno: 2026-09-14

Fakturace v Excelu přestane stačit tehdy, když začnete hlídat věci, které vám tabulka ohlídat neumí: pořadí čísel, správné údaje odběratele a to, která faktura je zaplacená. Přechod na online program je otázka pár minut — nastavíte firmu, navážete na číselnou řadu, naimportujete kontakty a vystavíte první fakturu.

import Figure from '../../../components/article/Figure.astro';
import excelShot from '../../../assets/images/blog/invoicing-in-excel/cs/excel.png';
import lucantoShot from '../../../assets/images/blog/invoicing-in-excel/cs/lucanto.png';

Fakturace v Excelu je úplně rozumný začátek. První fakturu v životě nikdo nevystavuje v programu — otevře tabulku, přepíše údaje a pošle PDF. Problém není v tom, že by to nefungovalo. Problém je, že vám tabulka nikdy neřekne, kdy to fungovat přestane.

Tenhle návod je o tom, jak ten moment poznat a co s ním udělat.

## Kdy fakturace v Excelu přestane stačit

Není to o počtu faktur. Je to o tom, kolik věcí kolem nich už hlídáte v hlavě. Pět signálů, které chodí spolu:

- **Kopírujete poslední fakturu a přepisujete ji.** Znamená to, že váš „systém“ je poslední soubor — a s ním se kopíruje i to, co jste v něm přehlédli.
- **Musíte si ověřit, jaké číslo jde dál.** Číselná řada má být souvislá. Když si jí nejste jistí, už ji nehlídáte vy, ale náhoda.
- **Nevíte z hlavy říct, kdo vám dluží.** Tabulka eviduje, co jste vystavili. Ne to, co vám přišlo na účet.
- **Údaje klienta přepisujete z e-mailu.** Překlep v IČO nebo v adrese se najde až na dokladu, který už odešel.
- **Účetní vám doklady vrací.** To je nejdražší signál, protože přichází s měsíčním zpožděním.

Pokud jste našli dva a víc, Excel už není nástroj, ale režie.

## Tatáž faktura v tabulce

Takhle vypadá běžná faktura v tabulkovém procesoru. Dvě položky, DPH 23 %, celkem 1 586,70 €.

<Figure
  src={excelShot}
  alt="Faktura v tabulkovém procesoru: buňky s údaji dodavatele a odběratele, dvě položky a řádek DPH s ručně napsaným vzorcem."
  caption="Vzorec v řádku DPH si píšete sami — a sami ho taky kontrolujete."
  sourceScale={1}
  eager
/>

Funguje to. Všimněte si ale, co všechno drží pohromadě jen vaše pozornost: vzorec `=F18*0,23` v buňce s DPH, ručně napsané číslo faktury, DIČ odběratele, které nemá co ověřit. Nic z toho vám tabulka nezkontroluje.

## Tatáž faktura v programu

<Figure
  src={lucantoShot}
  alt="Tentýž doklad v Lucanto: položky v tabulce, DPH dopočítaná u každého řádku a souhrn se základem daně a výší DPH."
  caption="Tytéž dvě položky. Základ daně i DPH dopočítá program, celková částka sedí sama."
  sourceScale={1}
/>

Stejná čísla, jiné rozdělení práce. Sazbu vybíráte, nepočítáte; souhrn dokladu ukazuje základ daně a výši DPH zvlášť; číslo se přidělí z číselné řady při vystavení, takže ho nemusíte hlídat.

## Co se přechodem opravdu změní

Rozdíl není v tom, že faktura vypadá hezčí. Je v tom, co za vás program hlídá.

|                     | Excel / papír   | Online program                  |
| ------------------- | --------------- | ------------------------------- |
| Údaje o firmě       | přepíšete ručně | doplní se podle IČO z rejstříku |
| Číselné řady        | hlídáte sami    | jdou automaticky za sebou       |
| Kontrola plátce DPH | žádná           | součást nástroje                |
| Přehled o úhradách  | vedete zvlášť   | stav vidíte na dokladu          |
| Přístup k dokladům  | jeden počítač   | odkudkoli přes prohlížeč        |

Doplnění údajů podle IČO funguje pro české i slovenské firmy — zadáte číslo a název, sídlo i DIČ se doplní z rejstříku. U klienta z jiné země je vyplníte jednou ručně a program si je zapamatuje.

## Přechod krok za krokem

Migrace zní strašidelněji, než ve skutečnosti je. Od registrace po první vystavenou fakturu je to otázka pár minut a nemusíte při tom ztratit ani jeden starý doklad.

### 1. Nastavte firmu a navažte na číselnou řadu

Nahrajte logo, doplňte údaje o firmě a bankovní účet. Pak to důležité: nastavte číselnou řadu tak, aby navázala na poslední číslo, které jste vystavili v Excelu. Slouží k tomu pole „První číslo číselné řady“ — celé nastavení podrobně popisuje návod o [číselných řadách](/cs/navody/ciselne-rady). Tohle je jediný krok, který se vyplatí udělat pozorně — číselná řada má být souvislá a přečíslovat už odeslané doklady zpětně nejde.

### 2. Přeneste kontakty, ne historii

Seznam klientů nahrajete z Excelu najednou, místo ručního přepisování. Staré faktury přenášet netřeba — jsou vystavené a archivované tam, kde jsou. Do programu patří to, co budete používat dál.

### 3. Vystavte testovací fakturu sobě

Dřív než pošlete první ostrý doklad, vystavte fakturu sami sobě. Uvidíte přesně to, co uvidí klient: logo, číslo, formát i to, jak doklad dorazí do e-mailu. Pokud si potřebujete osvěžit, co na faktuře musí být, podívejte se na [jak správně vystavit fakturu](/cs/blog/jak-vystavit-fakturu).

### 4. Domluvte se s účetní

Zeptejte se jí, v jakém formátu chce podklady, dřív než jí pošlete první měsíc. Ve vyšších plánech (PRO a Business) ji pozvete přímo do systému a vidíte stejná data; jinak jí doklady předáte exportem. Dohoda na začátku ušetří měsíc dohadování před termínem.

## Co si z Excelu přenést a co tam nechat

Nejčastější chyba při migraci je snaha přenést všechno.

**Přeneste:** seznam klientů, údaje o své firmě, formát a poslední hodnotu číselné řady, případně položky, které fakturujete opakovaně.

**Nechte být:** už vystavené faktury, cenové rozbory, poznámky k projektům. Archiv minulých let má svou hodnotu přesně tam, kde je — jako neměnný záznam. Přepisovat ho do nového nástroje jen proto, aby bylo „všechno na jednom místě“, je práce bez výsledku.

## Co čekat první měsíc

První dva tři doklady budou trvat déle než v Excelu. Hledáte, kde co je, a to je normální. Od čtvrtého je to rychlejší, protože klienti i položky už jsou v systému a faktura se skládá výběrem, ne psaním.

Na co se vyplatí podívat hned v prvním měsíci:

- **Jestli vám sedí číslování** — zkontrolujte první doklad proti poslednímu z Excelu.
- **Jak doklad vypadá u klienta** — otevřete si testovací fakturu v mobilu, nejen na monitoru.
- **Co je ve Free plánu a co ne** — bezplatný plán zvládne neomezený počet jednorázových faktur, 50 klientů, doplnění údajů podle IČO, QR kód na faktuře, fakturu v cizím jazyce i v cizí měně, kontrolu plátců DPH a jeden bankovní účet. Doklad klientovi z Lucanto přímo neodešlete — stáhnete si ho jako PDF. Detaily jsou na stránce [faktura zdarma](/cs/faktura-zdarma).

Věci, které řeší rostoucí firma — AI vytěžení údajů z nahraného dokladu, cenové nabídky a zálohové faktury, odeslání dokladu přímo z Lucanto, pravidelné faktury, párování plateb s bankou přes PSD2 nebo přizvání účetní do systému — patří do placených plánů. Co je ve kterém, je přehledně v [ceníku](/cs/cenik).

A ještě jedna věc, kterou je férové říct dopředu: mobilní aplikace se skenerem účtenek, automatické upomínky neplatičům a plná podpora e-faktur přes Peppol jsou u Lucanto zatím v přípravě, ne hotové. Pokud vám jiný nástroj takovou funkci slibuje, ověřte si, jestli existuje, nebo je jen označená jako „brzy“.