Povinná e-Faktúra nemusí znamenať, že sa budeš učiť fakturovať odznova. Potrebuješ si najmä ujasniť, čo bude riešiť tvoj program, čo účtovník a čo zostane na tebe.
Tento článok je praktický plán prípravy. Ak hľadáš presný rozsah povinnosti a výnimky, otvor si legislatívneho sprievodcu. Ak chceš vidieť riešenie priamo v našom produkte, pozri si e-Faktúru v Lucanto.
Čo potrebuješ riešiť práve ty
Rozlišuj dve veci: vystavovanie a prijímanie. To, že nemusíš e-faktúry vystavovať, ešte neznamená, že ich nemusíš vedieť prijať.
- Som platiteľ DPH. Od roku 2027 rieš odosielanie aj prijímanie pri zákonom určených tuzemských dodaniach. Presný rozsah závisí aj od druhu plnenia a odberateľa.
- Podnikám, ale nie som platiteľ DPH. Priprav si prijímanie e-faktúr od dodávateľov. Neodkladaj ho len preto, že vlastné faktúry vystavuješ bez DPH.
- Predávam spotrebiteľom. Predaj bežným zákazníkom nepatrí do tejto povinnosti. Stále však môžeš prijímať e-faktúry za nákupy pre svoje podnikanie.
Toto rozdelenie vychádza z otázok a odpovedí Finančnej správy k e-Faktúre. Zahraničné obchody a osobitné situácie si over v prehľade pravidiel a výnimiek.
Čo sa zmení pri bežnej fakturácii
Predstav si, že fakturuješ zákazníkovi svoju mesačnú prácu. Naďalej potrebuješ vedieť, komu fakturuješ, za čo a koľko. Zmení sa cesta dokladu k odberateľovi.
| Krok | Dnes pri posielaní PDF | Pri povinnej e-fakturácii |
|---|---|---|
| Vystavenie | Vyplníš údaje a položky. | Vyplníš údaje a položky v nástroji pre e-faktúry. |
| Odoslanie | Priložíš PDF do e-mailu. | Doklad sa odošle elektronickou doručovacou službou. |
| Prijatie | Otvoríš prílohu v e-maile. | Doklad prijmeš v dohodnutom nástroji alebo schránke. |
Nemusíš sa učiť ručne vytvárať XML. Elektronický formát a prenos má zabezpečiť zvolené riešenie. Túto úlohu plní program spolu s poskytovateľom doručovacej služby — digitálnym poštárom. Princíp vysvetľuje aj Finančná správa.
Kontrolu správnosti údajov však nepreskakuj. Pred odoslaním si naďalej skontroluj zákazníka, položky, dátumy a sumy. Automatické doručenie nie je potvrdenie, že si vyfakturoval správnu prácu.
Fakturuješ v Exceli alebo posielaš PDF?
Excel môže zostať pomôckou na výpočty a prípravu podkladov. Tlačidlo „Uložiť ako PDF“ však nestačí: výsledkom je dokument na čítanie, nie štruktúrovaná e-faktúra pripravená na elektronickú výmenu.
Rovnako nestačí premenovať súbor z .pdf na .xml. Rozhoduje jeho obsah a spôsob doručenia, nie prípona v názve.
Pri prechode si priprav údaje zákazníkov a s účtovníkom si dohodni pokračovanie číselného radu aj uloženie starých dokladov. Podrobný postup nájdeš v samostatnom článku Fakturácia v Exceli: kedy a ako prejsť na program.
Checklist: čo si pripraviť pred januárom 2027
Tento zoznam si prejdi spolu s účtovníkom. Pri každom bode si určite, kto ho vybaví a dokedy.
1. Over svoj fakturačný program
Nepýtaj sa len „budete podporovať e-faktúru?“. Vyžiadaj si konkrétne odpovede:
- Ako budem e-faktúry odosielať a kde nájdem prijaté doklady?
- Čo musím aktivovať a kedy si to môžem vyskúšať?
- Je doručovacia služba súčasťou riešenia alebo ju vybavujem samostatne?
- Ako získam pomoc, keď sa doklad nepodarí odoslať?
2. Dohodni sa s účtovníkom
Určite, kto bude faktúry vystavovať, kto kontrolovať prijaté doklady a ako sa dostanú do účtovníctva. Ak používaš iný program než účtovník, overte si spôsob odovzdávania dokladov.
Praktický výsledok dohody môže byť jednoduchý: „Ja vystavujem a kontrolujem nákupy, účtovník dostáva doklady dohodnutým spôsobom každý týždeň.“ Dôležité je, aby rovnakú predstavu mali obe strany.
3. Skontroluj údaje zákazníkov
Prejdi názvy, adresy, IČO, DIČ a IČ DPH tam, kde sa používajú. Odstráň duplicitné záznamy a over aj vlastné fakturačné údaje. Na takýto poriadok nemusíš čakať do spustenia elektronického doručovania.
4. Nastav elektronické doručovanie
Postupuj podľa pokynov svojho programu a zvoleného poskytovateľa. Over si potrebnú registráciu, zmluvné podmienky, prístupy a miesto, kde budeš prijaté doklady kontrolovať. Aktuálne informácie o poskytovateľoch zverejňuje Finančná správa.
Pri výbere sa pýtaj aj na cenu aktivácie, limity dokladov, prijímanie, odosielanie, export a uchovávanie. Nízka mesačná cena nemusí zahŕňať všetko, čo potrebuješ.
5. Vyskúšaj celý postup
Keď ti poskytovateľ sprístupní testovanie, postupuj podľa jeho pokynov. Nestačí vidieť vytvorenú faktúru: over aj jej doručenie, prijatie a odovzdanie účtovníkovi. Na skúšku neposielaj zákazníkovi neoznačený fiktívny účtovný doklad.
Za hotový považuj tento bod až vtedy, keď vieš, kde nájdeš výsledok odoslania, kde prijatú faktúru a na koho sa obrátiš pri probléme.
Ako bude vyzerať e-Faktúra v Lucanto
Od 1. januára 2027 budeš v Lucanto e-faktúry odosielať aj prijímať. Elektronický formát a doručenie zabezpečí Lucanto spolu s partnerským digitálnym poštárom.
Ty sa sústredíš na zákazníka, položky a cenu. Technické detaily nebudú niečo, čo musíš pri každej faktúre skladať ručne.
Už dnes si v Lucanto môžeš usporiadať zákazníkov, vystavovať faktúry a evidovať výdavky. Príprava tak nemusí byť jeden veľký krok na konci decembra.
Chceš si ešte overiť konkrétnu povinnosť? Legislatívny sprievodca zhŕňa termíny, rozsah a výnimky. Tento článok slúži ako praktický plán prípravy; osobitné situácie svojho podnikania preber s účtovníkom alebo daňovým poradcom.