Vytvořeno
Na obrazovku Export do účetnictví se dostanete vždy na konci měsíce. Nahoře najdete Kontrolní seznam se čtyřmi body, dole tlačítko na stažení Balíčku pro účetní — stačí jedno kliknutí. Tenhle text rozebírá, co se za každým bodem skrývá a proč vás skoro žádný z nich nezastaví.
Čtyři kontroly a proč zrovna tyhle
Ne všechny čtyři body fungují stejně — každý řeší jinou otázku, a to určuje, jak se k němu obrazovka chová.
„Mám nahrané všechny faktury za tento měsíc." U tohohle bodu Lucanto nic nepočítá — je to čisté zaškrtávátko, které potvrzujete vy. Databáze totiž nemá šanci zjistit, jestli někde ještě neleží nezapsaná faktura; to je informace, kterou máte jen vy. A protože je to jediná věc, která exportu skutečně stojí v cestě, hlídá si ji i server, ne jen tlačítko na obrazovce — takže se tomu nedá vyhnout ani voláním rovnou na pozadí.
„Všechny bankovní pohyby jsou spárované." Tenhle bod počítá pohyby za daný měsíc, ke kterým ještě nikdo nepřiřadil doklad. Účetní z takového pohybu nepozná vůbec nic — proto se objeví jen jako upozornění, ne jako něco, co by mělo bránit exportu.
„Všechny výdaje jsou zaplacené." Neuhrazená faktura od dodavatele se splatností až příští měsíc nikoho nezajímá — je to normální stav, který se zobrazí jen jako informace. Jinak je to u neuhrazeného pokladního dokladu, zjednodušeného dokladu nebo čehokoli po splatnosti: tam je vysoká šance, že šlo o hotovostní platbu, která se do banky nikdy nedostala, a právě tuhle mezeru má bod odhalit. Proto se čísla nesčítají dohromady, ale dělí se na dvě samostatné skupiny.
„Výpisy z účtů jsou nahrané." Do počtu se počítají jen vaše vlastní, aktivní a nearchivované bankovní účty s IBANem. Pokladna sem nepatří, protože bankovní výpis nikdy nevystavuje, a archivovaný účet taky ne — u uzavřené historie výpis nikdo neočekává. Přímé napojení účtu na banku samo o sobě tenhle bod nesplní — stahuje pohyby, ne samotný výpis, což je jiný doklad — ale u napojeného účtu si Lucanto výpis z banky každý měsíc stáhne sám, takže bod zezelená i bez ručního nahrávání.
Proč většina bodů jen upozorňuje
Výpis z jednoho účtu dorazí z banky až za týden. Víc nepotřebujete, aby seznam zežloutl — a víc se taky nestane: export poběží dál. Skoro pokaždé na konci měsíce něco zbyde nedořešené, takže počítané body to označí barvou a poznámkou, dál ale nezajdou. Když jsou všechny tři v pořádku, vypadá seznam takhle:
Barva bodů na tlačítko nemá vliv — „Exportovat do účetnictví" zůstává klikatelné, ať je seznam žlutý nebo zelený. Zešedne jedině tehdy, když nezaškrtnete potvrzení faktur nahoře.
Co je v balíčku a jak dlouho vydrží
Za exportem stojí pořádný kus strojové práce: headless prohlížeč vykreslí do PDF každý doklad za celý měsíc a teprve pak se všechno sbalí do jednoho archivu. Proto to netrvá vteřinu — a proto taky nemusíte čekat u obrazovky. Balíček pro účetní vzniká na pozadí a Lucanto se ozve, až bude hotový.
Uvnitř staženého ZIPu najdete čtyři složky: vydaje s přílohami výdajů, faktury s vystavenými doklady, vypisy/<účet> (zvlášť pro každý bankovní účet) a textový soubor SOUHRN.txt s počty a datem vzniku.
Jedna věc si zaslouží zvýraznit: balíček zůstane ke stažení 14 dní. Po uplynutí této lhůty se automaticky smaže, a pokud si ho účetní mezitím nestáhla, nezbývá než export spustit znovu.