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Vous arrivez sur l’écran Export comptable en fin de mois, où une Liste de contrôle passe en revue quatre points avant que vous ne téléchargiez le Dossier pour le comptable en un clic. La plupart de ces quatre points ne sont pas de vrais verrous — un seul peut vous retenir — et ce guide explique pourquoi, ainsi que ce que vous trouverez exactement dans le fichier une fois téléchargé.
Les quatre contrôles, et pourquoi ces quatre
Les lignes de cette liste ne fonctionnent pas toutes de la même manière. Voici ce que vérifie chacune, et pourquoi elle se comporte ainsi.
« J’ai importé toutes les factures de ce mois. » Rien d’autre sur cette liste n’a autant besoin de vous : c’est une simple case à cocher, pas un calcul, et elle le reste parce que Lucanto ne peut vraiment pas savoir si une facture attend encore quelque part sans avoir été saisie — cette partie du tableau n’existe que dans votre tête. C’est aussi la seule ligne qui se dresse entre vous et le bouton d’export : laissez-la décochée et le blocage tient, même si vous essayez de déclencher l’export directement, puisque le serveur vérifie la même confirmation que l’interface.
« Toutes les opérations bancaires sont rapprochées. » Ce contrôle compte les opérations du mois auxquelles rien n’est encore rattaché. Un comptable qui regarde une ligne non rapprochée n’a aucun moyen de savoir ce qu’elle a payé ; l’écran la traite donc comme digne d’un avertissement plutôt que comme un obstacle.
« Toutes les dépenses sont payées. » Un avertissement ici renvoie presque toujours à des espèces. Trois situations le déclenchent : un reçu de caisse de dépense encore marqué impayé, un reçu simplifié dans le même état, et n’importe quelle dépense dont l’échéance est dépassée — dans chaque cas, l’explication la plus probable est que l’argent est sorti sous forme physique et qu’aucune opération bancaire n’en rendra jamais compte, exactement l’angle mort que ce contrôle est conçu pour révéler. Comparez avec une facture fournisseur qui n’arrive à échéance que le mois prochain : tout à fait normal, elle n’apparaît donc que comme information, jamais comme avertissement. C’est aussi pourquoi le décompte est réparti en deux catégories plutôt qu’en un seul chiffre : les additionner ferait paraître une facture différée ordinaire aussi urgente qu’un paiement en espèces que personne n’a enregistré.
« Les relevés bancaires sont importés. » Une caisse en est exemptée par définition — elle ne produit jamais de relevé bancaire, elle n’a donc jamais fait partie de ce décompte — tout comme un compte archivé, puisque personne n’attend de nouvelles pièces pour un livre que vous avez déjà clos. Ce qui reste, et ce qui est réellement contrôlé, c’est chacun de vos comptes actifs qui porte un IBAN. Connecter un compte directement à votre banque ne coche pas cette ligne à lui seul — cette connexion synchronise le flux d’opérations, qui est un enregistrement différent du relevé — mais pour un compte connecté, Lucanto récupère aussi automatiquement le relevé auprès de la banque chaque mois, et la ligne se valide donc sans que vous ayez rien à importer.
Pourquoi la plupart des lignes se contentent d’avertir
Aucune des trois lignes comptabilisées n’a prise sur le bouton d’export. Elles comptent, elles colorent, elles expliquent — puis l’export se lance quand même. C’est voulu : un mois entièrement net au moment de le transmettre est l’exception plutôt que la règle, et un écran qui l’exigerait passerait l’essentiel de sa vie à faire obstacle. Quand les trois lignes comptabilisées reviennent bien au vert, la liste ressemble à ceci :
Que la liste comporte des avertissements ou non, le bouton « Exporter vers la comptabilité » reste cliquable — la seule exception est cette première case. Laissez la confirmation des factures décochée et c’est la seule chose qui le grise.
Ce que contient le dossier, et combien de temps il reste disponible
Lancez l’export, puis fermez l’onglet si vous le souhaitez : le travail se poursuit sans vous et Lucanto vous prévient dès que le Dossier pour le comptable est prêt à être récupéré. Il lui faut ce temps : chaque document du mois passe par un navigateur sans interface pour ressortir en PDF avant que quoi que ce soit ne soit compressé.
Une fois téléchargé, le dossier se révèle être un seul ZIP contenant quatre éléments : les pièces jointes des dépenses dans expenses, vos documents émis dans invoices, un sous-dossier statements/<compte> par compte bancaire et un fichier texte brut SUMMARY.txt qui consigne les totaux et la date de création.
Un point mérite d’être retenu : le dossier reste téléchargeable pendant 14 jours. Passé ce délai, Lucanto le supprime automatiquement, et si votre comptable n’a jamais eu le temps de le télécharger, relancer l’export est le seul moyen d’y revenir.