Dokedy odovzdať doklady účtovníkovi: kalendár, ktorý sa každý mesiac opakuje
Doklady odovzdávaš účtovníkovi väčšinou okolo 10. dňa nasledujúceho mesiaca — je to však zmluvný, nie zákonný termín. Otázka dokedy odovzdať doklady účtovníkovi má preto dve vrstvy: jedna je zákon — termíny, ktoré platia bez ohľadu na to, s kým spolupracuješ, druhá je dohoda s tvojím účtovníkom, ktorá tie zákonné termíny len obsluhuje. Kto si tieto dve vrstvy pomýli, buď sa zbytočne stresuje dátumom, ktorý nikde v zákone nie je, alebo naopak podcení termín, ktorý zákonný naozaj je.
Mesiac beží v pevnom poradí: najprv odvody, potom doklady u účtovníka, potom DPH. Raz do roka sa k tomu pridá daň z príjmov. Nižšie je to isté poradie, aké nesie tabuľka termínov na stránke podklady pre účtovníka — tento článok vysvetľuje, prečo je každý dátum presne tam, kde je.
8. deň — odvody do Sociálnej a zdravotnej poisťovne
Ak si SZČO, do 8. dňa nasledujúceho mesiaca platíš preddavky na odvody do Sociálnej a zdravotnej poisťovne. Tento dátum sa netýka dokladov pre účtovníka priamo, ale je prvý v poradí a ovplyvňuje, prečo sa ďalší termín — odovzdanie podkladov — posúva na dátum, ktorý mu nekonkuruje.
Okolo 10. dňa — doklady sú u účtovníka
Toto je dátum, okolo ktorého sa v praxi najčastejšie točí celá otázka — a je dobré vedieť, že v žiadnom zákone nie je napísaný. Ani zákon o účtovníctve, ani zákon o dani z príjmov termín na odovzdanie podkladov účtovníkovi nestanovuje. Je to výsledok bežnej zmluvy o vedení účtovníctva medzi tebou a účtovníkom, ktorá si takýto dátum sama dohodne — v praxi sa v takýchto zmluvách bežne píše formulácia typu „najneskôr do 10-teho dňa mesiaca nasledujúceho“.
Dôvod, prečo sa účtovníci prakticky vždy zhodnú na dátume okolo desiateho, je jednoduchý: potrebujú si nechať rezervu do 25., dokedy musí byť podané priznanie k DPH a kontrolný výkaz. Dva týždne medzi desiatym a dvadsiatym piatym nie sú luxus, ale nutná rezerva pri mesačnom spracovaní podkladov — čas doriešiť chýbajúce doklady a opraviť chyby skôr, než príde termín.
Presný dátum si preto vždy over v zmluve, ktorú máš podpísanú so svojím účtovníkom — môže byť skorší, výnimočne aj neskorší, podľa toho, koľko klientov účtovník vedie a ako má rozvrhnutú prácu. Desiaty je len najbežnejšia prax, nie pravidlo, ktoré by ťa niekto mohol nahlásiť za jeho nedodržanie.
25. deň — priznanie k DPH, kontrolný výkaz a súhrnný výkaz
Ak si platiteľ DPH, do 25. dňa nasledujúceho mesiaca alebo štvrťroka podávaš priznanie k DPH spolu s kontrolným výkazom. Mesačný platiteľ tak robí každý mesiac, štvrťročný platiteľ štyrikrát do roka — 25. apríla, 25. júla, 25. októbra a 25. januára.
K rovnakému dátumu patrí aj súhrnný výkaz, ktorý podávaš len vtedy, keď si v danom období dodával tovar alebo služby do iného členského štátu EÚ. Bez takého dodania sa súhrnný výkaz za dané obdobie nepodáva vôbec — nie je to formulár, ktorý ide „na istotu“ každý mesiac.
Tento termín je presne ten, kvôli ktorému účtovník potrebuje mať doklady od teba skôr, nie neskôr. Ak mu podklady prídu tesne pred 25., nemá priestor doriešiť nezrovnalosti a riziko chyby v priznaní rastie.
31. marec — daňové priznanie k dani z príjmov
Raz do roka, do 31. marca, podáva daňové priznanie k dani z príjmov každý — SZČO aj firma, platiteľ DPH aj neplatiteľ. Termín sa dá predĺžiť: o tri mesiace na základe oznámenia, teda do konca júna, alebo o šesť mesiacov, ak si mal príjmy zo zahraničia, teda do konca septembra. Predĺženie ale musíš oznámiť vopred, nie si ho vybaviť dodatočne, keď už pôvodný termín uplynul.
Uzávierka a závierka: dve rôzne slová pre dve rôzne veci
V bežnej reči sa tieto dve slová zamieňajú takmer vždy, aj keď označujú niečo iné.
Uzávierka je proces. Je to sústava krokov, ktorými účtovník na konci obdobia uzavrie účtovné knihy — zaúčtuje posledné doklady, vyrovná kurzové rozdiely, prepočíta zásoby a zostatky, skontroluje, či sedí všetko so všetkým.
Závierka je výsledok tohto procesu. Je to dokument — presnejšie súbor dokumentov: súvaha, výkaz ziskov a strát a poznámky — ktorý sa reálne podáva a v mnohých prípadoch aj zverejňuje v registri účtovných závierok.
Bez uzávierky žiadna závierka nevznikne, no jedno bez druhého nedáva zmysel spomínať v jednej vete tak, akoby to bolo to isté. Keď účtovník hovorí „robím uzávierku“, opisuje prácu, ktorá práve prebieha. Keď hovorí „odovzdal som závierku“, hovorí o hotovom dokumente, ktorý je podaný.
Kto uzávierku a závierku vôbec rieši
Toto rozlíšenie sa netýka každého rovnako. Ak si SZČO na paušálne výdavky, nie si účtovná jednotka podľa zákona o účtovníctve — nevedieš účtovníctvo, takže neriešiš ani uzávierku, ani závierku. Účtovníkovi aj tak odovzdávaš doklady, len z nich zostavuje výhradne daňové priznanie k dani z príjmov, prípadne agendu DPH. Paušálne výdavky si pritom môže uplatniť len ten, kto nie je platiteľom DPH.
Uzávierku a závierku naopak riešia SZČO na reálne výdavky a všetky právnické osoby — tí sú účtovnou jednotkou a účtovníctvo im zákon o účtovníctve prikazuje. Práve pre nich má zmysel vedieť, že ide o dve odlišné veci: uzávierka je práca, ktorú účtovník urobí s tvojimi dokladmi, závierka je to, čo z tejto práce napokon vznikne a odíde na úrad.
Keď meškáš: ktorý termín sa dá ešte zachrániť
Nie každé meškanie má rovnaké následky — záleží, ktorý z termínov si prešvihol.
Okolo 10. dňa je dohoda, nie zákon, takže sa dá najľahšie zachrániť. Keď doklady nestihneš, zavolaj účtovníkovi čo najskôr — väčšina si vie spracovanie o pár dní posunúť. Tým si len skracuješ vlastnú rezervu do 25., neporušuješ zákonný termín.
8. a 25. deň sú zákonné a meškanie tam už niečo stojí. Odvody zaplatené po 8. dni nesú úrok z omeškania voči poisťovni. Priznanie k DPH alebo kontrolný výkaz podaný po 25. dni môže znamenať pokutu od finančnej správy — jej výšku určuje správca dane podľa okolností, nejde o pevnú sadzbu. Meškanie ich nezruší, len k nim pridá sankciu.
31. marec je jediný termín, kde sa dá meškaniu predísť vopred — oznámením odkladu do konca júna, alebo do konca septembra pri príjmoch zo zahraničia. Toto predĺženie ale musíš oznámiť pred pôvodným termínom. Keď 31. marec prejde bez podania a bez vopred oznámeného odkladu, spätne sa to už dohnať nedá.
Časť dokladov vieš mať pripravenú priebežne namiesto toho, aby si ich zbieral na poslednú chvíľu — v aplikácii Lucanto máš faktúry aj bločky k výdavkom prehľadné počas celého mesiaca, takže k desiatemu už len exportuješ, nezháňaš. Kompletný zoznam všetkého, čo účtovníkovi okrem toho patrí, nájdeš na stránke podklady pre účtovníka.