Pokud jste faktury dosud posílali jako PDF v příloze, vypadá Peppol jako zajížďka: proč vést doklad přes dva poskytovatele, když e-mail funguje? Odpověď je v tom, co dorazí na druhé straně. PDF musí někdo přečíst a přepsat. Faktura z Peppolu dorazí jako data, přistane v účetním programu příjemce a nikdo nic neopisuje.
Tahle stránka je o síti samotné — co to je, jak přes ni doklad projde a co znamenají jednotlivé pojmy. Jestli ji používat musíte, je otázka jiná a závisí na tom, kde fakturujete.
Co je Peppol
Peppol je otevřená síť pro výměnu elektronických obchodních dokladů. Vznikla v roce 2008 jako projekt Evropské komise pro veřejné zakázky a od roku 2012 ji spravuje OpenPeppol, neziskové sdružení se sídlem v Bruselu.
Neobvyklé jsou na ní dvě věci. Nemá centrální server — neexistuje státní portál, přes který by každá faktura procházela. A je otevřená: certifikovat se může kterýkoli poskytovatel, který splní pravidla, a přes něj se připojí kterákoli firma. Síť sjednocuje obálku a jazyk, ne to, kdo dopis nese.
Jak Peppol funguje: čtyřrohový model
Síť se popisuje čtyřrohovým modelem (v anglických dokumentech four-corner model). Faktura projde čtyřmi body a vy vidíte jen ten první.
| Účastník | Kdo to je a co udělá |
|---|---|
| 1 — odesílatel | Vy. Vystavíte fakturu ve svém programu a kliknete odeslat. |
| 2 — odesílající přístupový bod | Certifikovaný poskytovatel, který doklad převede do formátu sítě a pošle dál. |
| 3 — přijímající přístupový bod | Poskytovatel vašeho odběratele. Doklad převezme a potvrdí doručení. |
| 4 — příjemce | Váš odběratel. Faktura přistane přímo v jeho účetním programu, už strukturovaná. |
Mezi druhým a třetím rohem je ještě jeden krok, který popisy obvykle vynechávají. Než přístupový bod odešle, zeptá se adresáře sítě, kde příjemce sídlí a jaké doklady přijímá. Právě díky tomu model funguje bez centrálního serveru: adresování je rozprostřené a každého účastníka registruje jeho vlastní poskytovatel.
Pro vás z toho plyne, že vidíte jen první z nich. Vystavíte fakturu, kliknete odeslat a zbytek je věc poskytovatelů. Odběratel dostane fakturu do programu, ne do schránky, kde by mohla zapadnout.
Peppol ID: vaše adresa v síti
Každý účastník má Peppol ID, které funguje jako e-mailová adresa pro faktury. Skládá se z kódu schématu a identifikátoru, zapisuje se jako schéma:identifikátor.
Které schéma platí, záleží na zemi: někde je to identifikační číslo firmy, jinde organizační číslo nebo DIČ. Kódy schémat se vedou centrálně, aby identifikátor nebyl přes hranice dvojznačný.
Tři praktické důsledky:
- O Peppol ID se nežádá. Vznikne ve chvíli, kdy vás přístupový bod zapíše do sítě.
- Peppol ID není totéž co DIČ, ani v zemích, jejichž schéma ho shodou okolností používá. V síti jsou i neplátci DPH.
- Jestli je odběratel dosažitelný, zjistíte v adresáři Peppol Directory na directory.peppol.eu. Zápis je ale dobrovolný, takže prázdný výsledek nic nedokazuje. Skutečné ověření proběhne při odeslání: pokud příjemce v síti není, program to ohlásí zpět.
Formát: Peppol BIS Billing 3.0
Aby si programy rozuměly, má faktura pevnou strukturu. Základem je evropská norma EN 16931, která říká, jaké údaje faktura obsahuje. Peppol k ní přidává profil BIS Billing 3.0, jenž normu zpřesňuje a váže ji na zápis v jazyce UBL 2.1. Výsledkem je XML soubor, který vygeneruje fakturační program. Ručně s ním nikdy nepracujete.
Pár detailů, které se hodí znát:
- PDF může jet s sebou. Profil dovoluje přiložit k XML PDF náhled, originálem je však XML — PDF je pro oko.
- Elektronický podpis se nevyžaduje. Integritu zajišťuje šifrovaný přenos mezi certifikovanými přístupovými body a potvrzení o doručení.
- Země přidávají vlastní pravidla. Řada daňových správ vydává k profilu národní požadavky. Řeší je software, ne vy.
- Nejen faktury. Peppol zná i objednávky, dodací listy, opravné doklady a odpovědi na fakturu. Které z nich se reálně používají, se liší podle země.
Kde je Peppol povinný
Tohle je část, která se mění nejrychleji, takže jakýkoli seznam je zastaralý ve chvíli, kdy vznikne.
Směr je v Evropě jednotný: e-fakturace vůči veřejné správě přišla první a je dnes rozšířená, a přibývá zemí, které povinnost rozšiřují i na faktury mezi firmami — každá s vlastním datem, vlastním rozsahem a někdy i vlastním národním systémem vedle Peppolu. Balíček Evropské unie VAT in the Digital Age tlačí stejným směrem u přeshraničního obchodu.
V praxi z toho plyne jednoduché pravidlo: ověřte si, co platí tam, kde fakturujete, a ověřte si to znovu před termínem, o kterém jste slyšeli z druhé ruky. Co platí všude, je tvar — strukturované faktury, poslané certifikovanou cestou, doručené jako data.
Kolik stojí a jak je bezpečný
Síť firmám, které ji používají, nic neúčtuje. OpenPeppol si účtuje od certifikovaných poskytovatelů a k vám se dostane to, co si za službu řekne váš přístupový bod nebo dodavatel programu — často zahrnuté v plánu, ne účtované za doklad.
Bezpečnost stojí na třech věcech: spojení mezi přístupovými body je šifrované, poskytovatelé jsou certifikovaní, ne jen prohlášení, a doručení se potvrzuje zpět odesílateli. Právě poslední bod je praktický rozdíl oproti e-mailu, kde zpráva, která tiše neprošla, vypadá stejně jako ta doručená.
Peppol v Lucanto
Na rovinu: podpora Peppolu v Lucanto se připravuje, není hotová. Pracujeme na ní a napíšeme sem, až poběží. Co Lucanto dělá už dnes, je pořádek ve fakturačních datech — správné identifikátory odběratelů, souvislé číslování, struktura dokladu, která už odpovídá tomu, co norma očekává. Právě to dělá pozdější přechod na e-fakturaci jednoduchým.
Pokud vám jiný program Peppol slibuje dnes, vyplatí se zeptat, jestli běží, nebo je označený jako „brzy“.